Inschrijven gaat het makkelijkst met het burgerservicenummer (bsn) van de leerling. U heeft dan verder alleen geboortedatum, geslacht en postcode of landcode van de leerling nodig. Deze persoonsgegevens wisselt u uit samen met de inschrijvingsgegevens. Neem de gegevens over van een van de volgende documenten:
- paspoort;
- identiteitskaart;
- geboortebewijs;
- afschrift van de persoonslijst die bij de geboorte door de gemeente wordt verstrekt;
- uitschrijfbewijs (niet ouder dan 6 maanden).
Van een identiteitsbewijs van de leerling mag u vanwege de privacywet geen kopie bewaren. Als u geen bsn van de leerling hebt, vindt u oplossingen via de pagina bijzondere situaties.
Welke handelingen gelden voor een leerlingdossier?
De basisschool houdt van elke leerling een leerlingdossier bij. Daarin bewaart de school:
- gegevens over inschrijving en uitschrijving;
- gegevens over afwezigheid;
- adresgegevens;
- gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen.
Ook de volgende gegevens mag de school bewaren:
- gegevens over de vorderingen en de resultaten van uw kind;
- gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
- gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft.
Hoe dienen de leerlinggevens bewaard te worden?
De basisschool mag de meeste gegevens nog 2 jaar bewaren, nadat de leerling de school heeft verlaten. De basisschool moet langer bewaren:
- gegevens over verzuim en in- en uitschrijving (5 jaar na vertrek);
- gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek).
- adresgegevens van (oud-)leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.
Hoe is de inzage en correctie leerlinggegevens geregeld?
De ouder heeft het recht om de gegevens over zijn kind in te zien (inzagerecht). De ouder maakt hiervoor een afspraak met de school. Terwijl de ouder de gegevens inziet, blijft iemand van de school aanwezig.
De ouder heeft u ook correctierecht. De ouder kan de school vragen verkeerde gegevens in het leerlingdossier van hun kind te verbeteren of te verwijderen.
Als de ouder geen ouderlijk gezag meer heeft, bijvoorbeeld na een echtscheiding, dan moet de school ook de ouder inzage geven in de leerlinggegevens over hun kind. Dit staat in het Burgerlijk Wetboek. De ouder moet dan zelf de directeur van de school om deze informatie vragen.
Hoe is de inzage van leerlinggegevens door anderen geregeld?
Soms is de school verplicht om informatie over de leerling aan bepaalde deskundigen te geven. Bijvoorbeeld:
- medewerkers in het voortgezet onderwijs (vo) of het speciaal basisonderwijs (sbo): wanneer uw kind de basisschool verlaat;
- hulpverleners: bijvoorbeeld bij noodsituaties of vermoedens van kindermishandeling;
- Inspectie van het Onderwijs (IvhO).
In andere gevallen moet de ouder eerst toestemming geven.
Hoe moet er gehandeld worden als een leerling na zomervakantie op school komt?
Bezoekt een leerling de school voor het eerst op de 1e schooldag na de zomervakantie? Dan schrijft u hem in met ingang van 1 augustus. Er is een uitzondering voor leerlingen die tussen 1 augustus en de 1e dag van het schooljaar 4 jaar worden. Deze leerlingen schrijft u in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op uw school. Vaak is dat de 1e schooldag na de zomervakantie.
Hoe zit het als een andere inschrijfdatum wordt gehanteerd?
Komt de leerling op een andere datum voor het eerst op uw school? Dan schrijft u de leerling in per de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs bij u volgt.
Het is niet mogelijk om een leerling in te schrijven per een datum die in het weekend of in een schoolvakantie valt. U moet de leerling immers inschrijven per de 1e dag dat hij onderwijs bij u volgt.
Hoe moet er gehandeld worden als een leerling van een andere school komt?
Komt de leerling van een andere school? Dan hebt u een uitschrijfbewijs nodig van de vorige school.
Is er geen uitschrijfbewijs of is het uitschrijfbewijs ouder dan 6 maanden? Dan is een recente verklaring van de ouders of verzorgers ook goed. In deze verklaring moet staan dat de leerling in de 6 maanden voor de inschrijfdatum niet op een andere school stond ingeschreven. Het uitschrijfbewijs of de ouderverklaring neemt u op in uw administratie.
U moet binnen 1 week de inschrijfdatum schriftelijk aan de oude school doorgeven. De oude school moet de uitschrijfdatum zo nodig aanpassen zodat deze aansluit op de inschrijfdatum van de nieuwe school.
Moet een aanmelding uitgewisseld worden met BRON?
Een aanmelding wisselt u nog niet uit met BRON. Pas als u de leerling inschrijft, gaat u gegevens uitwisselen. U kunt de persoonsgegevens van de leerling wel alvast controleren. Registreer ze in uw LAS en stuur een identificatieverzoek naar BRON. U krijgt binnen 5 werkdagen een terugkoppeling.
Heeft u een fout gemaakt? Hoe u de inschrijfdatum van een leerling aanpast, verschilt per LAS. Kijk in de handleiding of neem contact op met uw softwareleverancier.
Hoe is de inschrijving bij het (speciaal) basisonderwijs geregeld?
Bij een inschrijving in het regulier (bo) en speciaal basisonderwijs (sbo) wisselt u naast de persoonsgegevens nog andere inschrijvingsgegevens uit. Deze zijn te vinden op https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/inschrijvingsgegevens-basisonderwijs.jsp
Voor inschrijvingsgegevens bij het (voortgezet) speciaal onderwijs gelden ook speciale regels. Zie https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/inschrijvingsgegevens-speciaal-onderwijs.jsp
Voor bijzondere situaties: zie https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/bijzondere-situaties.jsp