Je moet een leerling inschrijven in je leerlingenadministratiesysteem (LAS). Nota bene: dat kan alleen als je weet dat deze leerling binnen één jaar op jouw school komt, in de praktijk betekent dit dat je een jonge leerling pas na zijn derde verjaardag kunt inschrijven.
Artikel 40b WPO gaat over de door de ouders te verstrekken gegevens bij toelating.
Artikel 40b lid 1: “Toelating van een leerling kan slechts plaatsvinden nadat de ouders de gegevens betreffende de geslachtsnaam*, de voorletters, de geboortedatum, het geslacht en het persoonsgebonden nummer* van de leerling hebben overgelegd. De ouders overleggen deze gegevens door middel van een van overheidswege verstrekt document**, waarin de desbetreffende gegevens zijn opgenomen.”
*Geslachtsnaam = achternaam. Met persoonsgebonden nummer wordt bedoeld: het burgerservicenummer (BSN) of het onderwijsnummer.
**Denk daarbij aan een van de volgende documenten:
– paspoort;
– identiteitskaart;
– geboortebewijs;
– afschrift van de persoonslijst die bij de geboorte door de gemeente wordt verstrekt;
– uitschrijfbewijs (niet ouder dan 6 maanden).
Onderwijsnummer
Als de ouders aannemelijk maken dat zij geen persoonsgebonden nummer van hun kind kunnen overleggen, dan kan toelating wel plaatsvinden, maar geeft het bevoegd gezag, binnen twee weken na het besluit tot toelating, aan het ministerie (DUO) de beschikbare gegevens van de leerling door, inclusief adres en woonplaats en, indien aanwezig, het leerlingadministratienummer.
Binnen acht weken na ontvangst van deze melding verstrekt het ministerie aan het bevoegd gezag het burgerservicenummer van de leerling, of – indien blijkt dat de leerling geen burgerservicenummer heeft – het onderwijsnummer van de leerling. Het onderwijsnummer is een door de minister uitgegeven en aan de leerling toegekend persoonsgebonden nummer.
Voor de volledigheid vermelden we dat burgerservicenummer en onderwijsnummer van een leerling in principe identiek zijn. Daarmee is niet gezegd dat elk onderwijsnummer ook een burgerservicenummer is!
Nota bene. Van een identiteitsbewijs van de leerling mag je vanwege de AVG geen kopie bewaren.
Hoe is de inzage en correctie leerlinggegevens geregeld?
Ouders hebben het recht om de gegevens over hun kind in te zien (inzagerecht). De ouder maakt hiervoor een afspraak met de school. Terwijl de ouder de gegevens inziet, blijft iemand van de school aanwezig.
Ouders hebben ook correctierecht. De ouder kan de school vragen verkeerde gegevens in het leerlingdossier van hun kind te verbeteren of te verwijderen.
Ook kinderen van 12 jaar en ouder hebbe inzage- en correctierecht! Nota bene: dat geldt vanaf 1 september 2026 (Verzamelwet gegevensbescherming, c.q. Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming artikel 5).
Als een ouder niet meer het ouderlijk gezag meer heeft (bijvoorbeeld na een echtscheiding), dan moet de school deze ouder toch inzage geven in de leerlinggegevens over zijn/haar kind. Dit staat in het Burgerlijk Wetboek. De ouder moet dan zelf het initiatief nemen en jou actief om deze informatie vragen.
Hoe moet er gehandeld worden als een leerling na zomervakantie op school komt?
Bezoekt een leerling je school voor het eerst op de 1ste schooldag na de zomervakantie? Dan schrijf je de leerling in met ingang van 1 augustus.
Er is een uitzondering voor leerlingen die tussen 1 augustus en de 1ste dag van het schooljaar vier jaar worden. Deze leerlingen schrijf je in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op je school. In de praktijk is dat dan de 1ste schooldag na de zomervakantie.
Hoe zit het als een andere inschrijfdatum wordt gehanteerd?
Komt de leerling op een andere datum voor het eerst op je school? Dan schrijf je de leerling in per de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs op jouw school volgt. Het is niet mogelijk om een leerling in te schrijven per een datum die in het weekend of in een schoolvakantie valt. Je moet de leerling immers inschrijven per de 1ste dag dat hij onderwijs op jouw school volgt.
Hoe moet er gehandeld worden als een leerling van een andere school komt?
Komt de leerling van een andere school? Dan heb je een uitschrijfbewijs nodig van de vorige school. Je moet de inschrijfdatum binnen één week schriftelijk aan de oude school doorgeven. De oude school moet de uitschrijfdatum zo nodig aanpassen zodat deze aansluit op de inschrijfdatum van de nieuwe school.
Is er geen uitschrijfbewijs of is het uitschrijfbewijs ouder dan zes maanden? Dan is een recente verklaring van de ouders of verzorgers ook goed. In deze verklaring moet staan dat de leerling in de zes maanden voor de inschrijfdatum niet op een andere school stond ingeschreven. Het uitschrijfbewijs of de ouderverklaring neem je op in je administratie.
Moet een aanmelding uitgewisseld worden met het ROD?
Een aanmelding wissel je niet uit met het ROD. Pas als je de leerling inschrijft, ga je gegevens uitwisselen. Nota bene: je kunt een leerling pas inschrijven als hij/zij binnen één jaar naar jouw school komt (voor jonge leerlingen: vanaf hun derde verjaardag).
Inschrijving bij het voortgezet (speciaal) basisonderwijs
Hiervoor gelden aanvullende regels.
– Inschrijvingsgegevens speciaal basisonderwijs.
– Inschrijvingsgegevens speciaal onderwijs.
– Inschrijvingsgegevens voortgezet speciaal onderwijs.
Het antwoord op deze vraag is geactualiseerd op 28 augustus 2026
