Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek.
De werkgever is verplicht de identiteit van uw werknemers te controleren. Voordat de werknemer in dienst komt, controleert hij het originele identiteitsbewijs. De werkgever bewaart een kopie ervan in zijn administratie. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft er geen nieuwe kopie gemaakt te worden.
Controle identiteit van werknemers door werkgever
Voor de werkgever bestaat de identificatieplicht uit 3 onderdelen:
- Verificatieplicht
Hij moet het identiteitsbewijs van werknemers bij indiensttreding controleren op echtheidskenmerken en geldigheid.
- Bewaarplicht
Hij moet een kopie bewaren van het identiteitsbewijs van alle werknemers die hij in dienst neemt.
- Zorgplicht
Dit betekent dat hij zijn werknemers bij controle in de gelegenheid moet stellen aan hun identificatieplicht te voldoen. De werknemers moeten ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Hier moet hij zijn werknemers op wijzen. Dit geldt voor mensen die rechtstreeks bij hem in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Verificatieplicht geldig identiteitsbewijs
Bij indiensttreding van een nieuwe werknemer moet hij naar een geldig identiteitsbewijs vragen. De werknemer moet dan het originele document tonen. Bijvoorbeeld een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet hij letten op:
- de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor u staat?
- kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
- handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
- nationaliteit: is de nationaliteit vermeld? De identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers;
- geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Op een rijbewijs en op een verklaring van de Belastingdienst met sofinummer of burgerservicenummer staat geen nationaliteit vermeld. Daarom zijn dit geen geldige identiteitsbewijzen voor de verificatieplicht.
Bewaarplicht identiteitsbewijs
De werkgever moet een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Hij bewaart deze kopie in zijn administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Hij moet de kopie bewaren tot minstens 5 jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.
Verlopen identiteitsbewijs van werknemer
De werkgever heeft een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft hij deze niet te vervangen.
Identificatieplicht voor uitzendkrachten
Huurt de werkgever een uitzendkracht in? Dan moet hij ook zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren voor hij aan de slag gaat. De werkgever mag geen kopie van het identiteitsbewijs in zijn administratie opslaan aangezien hij niet de werkgever is van de uitzendkracht. Dat is het uitzendbureau. Maar heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van 1 van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet hij dat wel voor de duur van 5 jaar. Hij moet ook nagaan of deze persoon wel mag werken.