Het korte antwoord
Iedereen moet zich op de werkplek kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs. Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je werknemers te controleren. Voordat de medewerker in dienst komt, controleer je het originele identiteitsbewijs. Je bewaart een kopie ervan in je administratie. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoeft er geen nieuwe kopie gemaakt te worden.
Controle identiteit
Voor de werkgever (en als directeur vervul je die rol vaak), bestaat de identificatieplicht uit drie onderdelen:
– verificatieplicht: je controleert het identiteitsbewijs bij indiensttreding op echtheidskenmerken en geldigheid;
– bewaarplicht: je bewaart een kopie van het identiteitsbewijs van alle medewerker die bij jou in dienst zijn;
– zorgplicht: je stelt je medewerkers tijdens een controle van de Arbeidsinspectie in de gelegenheid om aan hun identificatieplicht te voldoen.
Werknemers moeten tijdens het werk altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen. Wijs hen op die verplichting! Dit geldt trouwens niet alleen voor mensen die rechtstreeks bij jou in dienst zijn, maar ook voor ingehuurde arbeidskrachten.
Welke identiteitsbewijzen zijn geldig?
Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker moet je naar een geldig identiteitsbewijs vragen. De medewerker moet het originele document tonen, bijvoorbeeld
– een (Nederlands of buitenlands) paspoort,
– een (Nederlandse of buitenlandse) identiteitskaart,
– of een Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort.
Een rijbewijs is NIET geldig! Datzelfde geldt voor een verklaring van de Belastingdienst.
Bij het controleren van identiteitsbewijzen moet je letten op:
– de pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat?
– kenmerken: kloppen de genoemde fysieke kenmerken zoals lengte en leeftijd?
– handtekening: laat de medewerker ter controle zichtbaar een handtekening zetten;
– nationaliteit: is de nationaliteit vermeld (N.B. de identificatieplicht geldt ook voor buitenlandse werknemers);
– geldigheid van het document: is de vervaldatum nog niet verstreken?
Bewaarplicht
Als werkgever moet je een duidelijke kopie maken van het identiteitsbewijs. Documentnummer, pasfoto en burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Je bewaart deze kopie in je administratie voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Nederlandse Arbeidsinspectie. Je bent verplicht de kopie te bewaren tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst is gegaan.
Uitzendkrachten: wel controleren, (meestal) niet bewaren
Huur je een uitzendkracht in? Ook dan moet je zijn of haar originele identiteitsbewijs controleren voor hij of zij bij je aan de slag gaat. Je mag echter geen kopie van het identiteitsbewijs in je administratie opslaan aangezien jij niet de werkgever bent van de uitzendkracht. Dat is het uitzendbureau.
Maar… heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van een van de landen van buiten de Europese Economische Ruimte? Dan moet je wél een kopie van het identiteitsbewijs maken en die voor de duur van vijf jaar bewaren. Je moet ook nagaan of deze persoon hier wel mag werken.
Meer informatie op de website van de Arbeidsinspectie.
