Er moet een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt worden. De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en de foto moet herkenbaar zijn. U moet een kopie maken van de bladzijden met informatie, zoals de persoonlijkheidskenmerken, de handtekening, stempels, kinderen en dergelijke. Lege bladzijden hoeven niet gekopieerd te worden.Van een identiteitskaart moet een kopie van de voor- en achterzijde gemaakt worden. Uit een kopie moeten de aard en het nummer van het document blijken. Blijken de aard en het nummer niet uit de kopie, dan moet u deze bij de loonadministratie vastleggen. De kopie moet tenminste vijf volle kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bij de loonadministratie bewaard worden.Let op: Als tijdens het dienstverband de geldigheid van het identiteitsbewijs verloopt dan hoeft de werkgever niet opnieuw om een geldig identiteitsbewijs te vragen.