AVG en privacy

Je moet een leerling inschrijven in je leerlingenadministratiesysteem (LAS). Nota bene: dat kan alleen als je weet dat deze leerling binnen één jaar op jouw school komt, in de praktijk betekent dit dat je een jonge leerling pas na zijn derde verjaardag kunt inschrijven.

Artikel 40b WPO gaat over de door de ouders te verstrekken gegevens bij toelating.

Artikel 40b lid 1: “Toelating van een leerling kan slechts plaatsvinden nadat de ouders de gegevens betreffende de geslachtsnaam*, de voorletters, de geboortedatum, het geslacht en het persoonsgebonden nummer* van de leerling hebben overgelegd. De ouders overleggen deze gegevens door middel van een van overheidswege verstrekt document**, waarin de desbetreffende gegevens zijn opgenomen.”

*Geslachtsnaam = achternaam. Met persoonsgebonden nummer wordt bedoeld: het burgerservicenummer (BSN) of het onderwijsnummer.

**Denk daarbij aan een van de volgende documenten:
– paspoort;
– identiteitskaart;
– geboortebewijs;
– afschrift van de persoonslijst die bij de geboorte door de gemeente wordt verstrekt;
– uitschrijfbewijs (niet ouder dan 6 maanden).

Onderwijsnummer

Als de ouders aannemelijk maken dat zij geen persoonsgebonden nummer van hun kind kunnen overleggen, dan kan toelating wel plaatsvinden, maar geeft het bevoegd gezag, binnen twee weken na het besluit tot toelating, aan het ministerie (DUO) de beschikbare gegevens van de leerling door, inclusief adres en woonplaats en, indien aanwezig, het leerlingadministratienummer.

Binnen acht weken na ontvangst van deze melding verstrekt het ministerie aan het bevoegd gezag het burgerservicenummer van de leerling, of – indien blijkt dat de leerling geen burgerservicenummer heeft – het onderwijsnummer van de leerling. Het onderwijsnummer is een door de minister uitgegeven en aan de leerling toegekend persoonsgebonden nummer.

Voor de volledigheid vermelden we dat burgerservicenummer en onderwijsnummer van een leerling in principe identiek zijn. Daarmee is niet gezegd dat elk onderwijsnummer ook een burgerservicenummer is!

Nota bene. Van een identiteitsbewijs van de leerling mag je vanwege de AVG geen kopie bewaren.

Hoe is de inzage en correctie leerlinggegevens geregeld?

Ouders hebben het recht om de gegevens over hun kind in te zien (inzagerecht). De ouder maakt hiervoor een afspraak met de school. Terwijl de ouder de gegevens inziet, blijft iemand van de school aanwezig.
Ouders hebben ook correctierecht. De ouder kan de school vragen verkeerde gegevens in het leerlingdossier van hun kind te verbeteren of te verwijderen.

Ook kinderen van 12 jaar en ouder hebbe inzage- en correctierecht! Nota bene: dat geldt vanaf 1 september 2026 (Verzamelwet gegevensbescherming, c.q. Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming artikel 5).

Als een ouder niet meer het ouderlijk gezag meer heeft (bijvoorbeeld na een echtscheiding), dan moet de school deze ouder toch inzage geven in de leerlinggegevens over zijn/haar kind. Dit staat in het Burgerlijk Wetboek. De ouder moet dan zelf het initiatief nemen en jou actief om deze informatie vragen.

Hoe moet er gehandeld worden als een leerling na zomervakantie op school komt?

Bezoekt een leerling je school voor het eerst op de 1^ste schooldag na de zomervakantie? Dan schrijf je de leerling in met ingang van 1 augustus.

Er is een uitzondering voor leerlingen die tussen 1 augustus en de 1^ste dag van het schooljaar vier jaar worden. Deze leerlingen schrijf je in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op je school. In de praktijk is dat dan de 1^ste schooldag na de zomervakantie.

Hoe zit het als een andere inschrijfdatum wordt gehanteerd?

Komt de leerling op een andere datum voor het eerst op je school? Dan schrijf je de leerling in per de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs op jouw school volgt. Het is niet mogelijk om een leerling in te schrijven per een datum die in het weekend of in een schoolvakantie valt. Je moet de leerling immers inschrijven per de 1^ste dag dat hij onderwijs op jouw school volgt.

Hoe moet er gehandeld worden als een leerling van een andere school komt?

Komt de leerling van een andere school? Dan heb je een uitschrijfbewijs nodig van de vorige school. Je moet de inschrijfdatum binnen één week schriftelijk aan de oude school doorgeven. De oude school moet de uitschrijfdatum zo nodig aanpassen zodat deze aansluit op de inschrijfdatum van de nieuwe school.

Is er geen uitschrijfbewijs of is het uitschrijfbewijs ouder dan zes maanden? Dan is een recente verklaring van de ouders of verzorgers ook goed. In deze verklaring moet staan dat de leerling in de zes maanden voor de inschrijfdatum niet op een andere school stond ingeschreven. Het uitschrijfbewijs of de ouderverklaring neem je op in je administratie.

Moet een aanmelding uitgewisseld worden met het ROD?

Een aanmelding wissel je niet uit met het ROD. Pas als je de leerling inschrijft, ga je gegevens uitwisselen. Nota bene: je kunt een leerling pas inschrijven als hij/zij binnen één jaar naar jouw school komt (voor jonge leerlingen: vanaf hun derde verjaardag).

Inschrijving bij het voortgezet (speciaal) basisonderwijs

Hiervoor gelden aanvullende regels.
– Inschrijvingsgegevens speciaal basisonderwijs.
– Inschrijvingsgegevens speciaal onderwijs.
– Inschrijvingsgegevens voortgezet speciaal onderwijs.

Het antwoord op deze vraag is geactualiseerd op 28 augustus 2026

De AVG is sinds 25 mei 2018 van kracht in alle landen van de Europese Unie (EU). De AVG geldt voor iedereen die persoonsgegevens verwerkt. Deze wetgeving stelt hoge eisen aan privacy. De belangrijkste uitgangspunten voor het verantwoord omgaan met persoonsgegevens zijn samengevat in zeven beginselen:

1. rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie;
2. doelbinding;
3. dataminimalisatie;
4. juistheid;
5. opslagbeperking;
6. vertrouwelijkheid en integriteit.
7. verantwoordingsplicht (overkoepelend beginsel)
Deze beginselen staan in artikel 5 van de AVG. Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, moet zich hieraan houden en moet dit kunnen aantonen.

Wat deze begrippen inhouden en veel meer informatie vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor vragen over dit onderwerp, kun je je ook wenden tot de AVS Helpdesk (gratis, alleen voor leden).

Het antwoord op deze vraag is geactualiseerd op 7 oktober 2025

Op scholen hangen steeds vaker camera’s, bijvoorbeeld om vernielingen of diefstal tegen te gaan. Maar de inbreuk op de privacy van leerlingen, leerkrachten en bezoekers is groot. Daarom mag je alleen camera’s ophangen als je aan een aantal voorwaarden voldoen. Je moet er onder andere voor zorgen dat de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk is. Zo gaat het ophangen van een camera in bijvoorbeeld een toilet of kleedhokje veel te ver, ook al worden daar wel eens vernielingen of diefstallen gepleegd!

Gerechtvaardigd belang

De school moet een gerechtvaardigd belang hebben voor het cameratoezicht. Het cameratoezicht moet noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld om diefstal tegen te gaan of leerlingen, leerkrachten en bezoekers te beschermen. Cameratoezicht is een uiterste middel, je moet allereerst nagaan of je je doel niet op een andere, minder ingrijpende manier bereiken. Ook mag het cameratoezicht niet op zichzelf staan. Het is altijd een onderdeel van een totaalpakket aan maatregelen.

Privacytoets

Je moet eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat je de belangen van de leerlingen, leerkrachten en bezoekers afweegt tegen het belang van de school. Ook moet je de plannen vooraf met de medezeggenschapsraad bespreken.

DPIA – Data Protection Impact Assessment

Scholen moeten volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) privacyrisico’s in kaart brengen bij het gebruik van persoonsgegevens. Bij nieuwe software, grote updates of nieuwe samenwerkingen is een risicobeoordeling, een zogeheten DPIA verplicht. Met een pre-DPIA kun je als school vooraf vaststellen of er sprake is van een hoog privacyrisico. Als dat het geval is, dan moet je een volledige DPIA uitvoeren.

Zet je systematisch cameratoezicht in om diefstal tegen te gaan of leerlingen, leerkrachten en bezoekers te beschermen? Dan moet je sowieso een DPIA uitvoeren.

Geheim cameratoezicht

Een verborgen camera mag normaal gesproken niet. Maar is er bijvoorbeeld vaak sprake van diefstal of fraude op het werk? Dan mag je als werkgever onder strenge voorwaarden een verborgen camera gebruiken. Een DPIA is dan altijd verplicht. Ook als het heimelijk cameratoezicht incidenteel is.

Rechten van leerlingen, leerkrachten en bezoekers

De school moet ervoor zorgen dat de leerlingen, leerkrachten en bezoekers weten dat er een camera hangt en voor welk doel deze er hangt, bijvoorbeeld door bordjes op te hangen. De AVG kent de volgende privacyrechten toe aan betrokkenen:

– het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien;
– het recht om vergeten te worden;
– het recht op beperking van de verwerking;
– het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

Bewaartermijn camerabeelden

Je mag de camerabeelden niet langer bewaren dan nodig. De richtlijn hiervoor is maximaal vier weken. Maar is er een incident vastgelegd, bijvoorbeeld een diefstal? Dan mag je de betreffende beelden bewaren tot dit incident is afgehandeld.

Meer informatie nodig?

Wil je meer informatie? De website van de Autoriteit Persoonsgegevens heeft een aparte themapagina over cameratoezicht. Heb je een (zeer) specifieke vraag? Neem dan contact op met de AVS Helpdesk (alleen voor leden).

Het antwoord op deze vraag is geactualiseerd op 3 september 2025

Het antwoord op deze vraag is: nee.

De AVS Helpdesk krijgt regelmatig vragen over ouders die invloed willen uitoefenen op het onderwijskundig rapport. De school moet voor elke leerling die de school verlaat een onderwijskundig rapport opstellen voor de ontvangende school.

In artikel 42 van de Wet op het primair onderwijs (WPO) staat omschreven dat het onderwijskundig rapport wordt opgesteld door de directeur, na overleg met het onderwijzend personeel. Ouders hebben géén invloed op de inhoud van het onderwijskundig rapport en kunnen dus géén correcties doorvoeren, tenzij de persoonsgegevens niet kloppen. De ouders ontvangen altijd ter kennisgeving een afschrift van het onderwijskundig rapport.

In het Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens (1-8-2022) staat in artikel 2 wat er in het onderwijskundig rapport is opgenomen:
a. administratieve gegevens;
b. gegevens over onderwijshistorie, leerresultaten en stage- en werkervaring;
c. gegevens over de sociaal-emotionele ontwikkeling en het gedrag;
d. gegevens met betrekking tot de gegeven of geïndiceerde begeleiding;
e. gegevens omtrent de verzuimhistorie.
Kijk voor de volledige tekst van het Besluit op wetten.overheid.nl of zoek via je zoekmachine met de zoekterm “Besluit uitwisseling leer- en begeleidingsgegevens“.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) geeft ook informatie over het onderwijskundig rapport.

Het antwoord op deze vraag is geactualiseerd op 19 december 2024