AVG en privacy

Op scholen hangen steeds vaker camera’s. Bijvoorbeeld om vernielingen of diefstal tegen te gaan. Maar de inbreuk op de privacy van leerlingen, leerkrachten en bezoekers is groot. Daarom mogen scholen alleen camera’s ophangen als zij aan een aantal voorwaarden voldoen. Ook moeten zij ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk is. Een camera in bijvoorbeeld een toilet of kleedhokje gaat te ver, omdat mensen dan bloot in beeld kunnen komen.

Gerechtvaardigd belang
De school moet een gerechtvaardigd belang hebben voor het cameratoezicht. Bijvoorbeeld diefstal tegengaan of leerlingen, leerkrachten en bezoekers beschermen.

Noodzaak cameratoezicht
Het cameratoezicht moet noodzakelijk zijn. Dat wil zeggen dat de school het doel niet op een andere manier kan bereiken. Is er geen andere mogelijkheid, die minder ingrijpend is voor de privacy? Dat moet de school eerst nagaan.
Ook mag het cameratoezicht niet op zichzelf staan. Het moet onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen.

Privacytoets
De school moet eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat de school de belangen van de leerlingen, leerkrachten en bezoekers afweegt tegen het eigen belang.
Ook moet de school de plannen vooraf met de medezeggenschapsraad bespreken.

DPIA
Zet de school grootschalig en/of systematisch cameratoezicht in om diefstal tegen te gaan of leerlingen, leerkrachten en bezoekers te beschermen? Dan moet de school een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren.
Dit is bijvoorbeeld zo als de school structureel of gedurende een langere periode cameratoezicht inzet voor dit doel.
Wil de school een verborgen camera (heimelijk cameratoezicht) inzetten? Dan moet de school hiervoor altijd een DPIA uitvoeren. Ook als het heimelijk cameratoezicht incidenteel is.

Rechten leerlingen, leerkrachten en bezoekers
De school moet ervoor zorgen dat de leerlingen, leerkrachten en bezoekers weten dat er een camera hangt en voor welk doel deze er hangt. Bijvoorbeeld door bordjes op te hangen.
Daarnaast geeft de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) de volgende privacyrechten aan betrokkenen:

• het recht om gegevens (camerabeelden) in te zien;
• het recht om vergeten te worden;
• het recht op beperking van de verwerking;
• het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

Bewaartermijn camerabeelden
De school mag de camerabeelden niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De richtlijn hiervoor is maximaal 4 weken.
Maar is er een incident vastgelegd, zoals diefstal? Dan mag de school de betreffende beelden bewaren tot dit incident is afgehandeld.

Mag een school een verborgen camera gebruiken?
Nee, normaal gesproken mag dat niet. Maar heeft een school duidelijke vermoedens van bijvoorbeeld diefstal of fraude door leerlingen of leerkrachten? Dan kan de school onder bepaalde voorwaarden gebruikmaken van een verborgen camera (heimelijk cameratoezicht).

Voorwaarden verborgen camera

De school mag alleen een verborgen camera gebruiken als de school in ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoet:

• Het lukt de school niet, ondanks allerlei inspanningen, om een eind te maken aan de diefstal of fraude.
• Het gebruik van de verborgen camera is tijdelijk (permanent heimelijk cameratoezicht is nooit toegestaan!).
• De inbreuk op de privacy van de leerlingen, leerkrachten en bezoekers is zo klein mogelijk. Een camera op bijvoorbeeld het toilet gaat te ver, omdat mensen dan bloot in beeld kunnen komen.
• De school heeft de leerlingen en leerkrachten er vooraf op gewezen dat verborgen camera’s in bepaalde situaties (diefstal of fraude) mogelijk zijn. Bijvoorbeeld in een reglement cameratoezicht.
• De school informeert de betrokken leerlingen en leerkrachten achteraf over het gebruik van de verborgen camera.
• De school heeft toestemming van de medezeggenschapsraad voor het gebruik van een verborgen camera.
• De school heeft een data protection impact assessment (DPIA) uitgevoerd. Tenzij het gaat om bestaand beleid voor de inzet van heimelijk cameratoezicht. En de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) dit beleid in het verleden al heeft goedgekeurd en de verwerking in de tussentijd niet is veranderd.
• Is uit de DPIA naar voren gekomen dat de beoogde inzet van (verborgen) camera’s een hoog privacyrisico oplevert? En lukt het de school niet om maatregelen te vinden om dit risico te beperken? Dan moet de school met de AP overleggen voordat hij met het cameratoezicht start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.

Bron: Autoriteit Persoonsgegevens

Inschrijven gaat het makkelijkst met het burgerservicenummer (bsn) van de leerling. U heeft dan verder alleen geboortedatum, geslacht en postcode of landcode van de leerling nodig. Deze persoonsgegevens wisselt u uit samen met de inschrijvingsgegevens. Neem de gegevens over van een van de volgende documenten:

• paspoort;
• identiteitskaart;
• geboortebewijs;
• afschrift van de persoonslijst die bij de geboorte door de gemeente wordt verstrekt;
• uitschrijfbewijs (niet ouder dan 6 maanden).

Van een identiteitsbewijs van de leerling mag u vanwege de privacywet geen kopie bewaren. Als u geen bsn van de leerling hebt, vindt u oplossingen via de pagina bijzondere situaties. 

Welke handelingen gelden voor een leerlingdossier?

De basisschool houdt van elke leerling een leerlingdossier bij. Daarin bewaart de school:

• gegevens over inschrijving en uitschrijving;
• gegevens over afwezigheid;
• adresgegevens;
• gegevens die nodig zijn om het leerlinggewicht vast te stellen.

Ook de volgende gegevens mag de school bewaren:

• gegevens over de vorderingen en de resultaten van uw kind;
• gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;
• gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft.

Hoe dienen de leerlinggevens bewaard te worden?

De basisschool mag de meeste gegevens nog 2 jaar bewaren, nadat de leerling de school heeft verlaten. De basisschool moet langer bewaren:

• gegevens over verzuim en in- en uitschrijving (5 jaar na vertrek);
• gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek).
• adresgegevens van (oud-)leerlingen mag de school bewaren voor het organiseren van reünies.

Hoe is de inzage en correctie leerlinggegevens geregeld?

De ouder heeft het recht om de gegevens over zijn kind in te zien (inzagerecht). De ouder maakt hiervoor een afspraak met de school. Terwijl de ouder de gegevens inziet, blijft iemand van de school aanwezig.
De ouder heeft u ook correctierecht. De ouder kan de school vragen verkeerde gegevens in het leerlingdossier van hun kind te verbeteren of te verwijderen.
Als de ouder geen ouderlijk gezag meer heeft, bijvoorbeeld na een echtscheiding, dan moet de school ook de ouder inzage geven in de leerlinggegevens over hun kind. Dit staat in het Burgerlijk Wetboek. De ouder moet dan zelf de directeur van de school om deze informatie vragen.

Hoe is de inzage van leerlinggegevens door anderen geregeld?

Soms is de school verplicht om informatie over de leerling aan bepaalde deskundigen te geven. Bijvoorbeeld:

• medewerkers in het voortgezet onderwijs (vo) of het speciaal basisonderwijs (sbo): wanneer uw kind de basisschool verlaat;
• hulpverleners: bijvoorbeeld bij noodsituaties of vermoedens van kindermishandeling;
• Inspectie van het Onderwijs (IvhO).

Hoe moet er gehandeld worden als een leerling na zomervakantie op school komt?

Bezoekt een leerling de school voor het eerst op de 1e schooldag na de zomervakantie? Dan schrijft u hem in met ingang van 1 augustus. Er is een uitzondering voor leerlingen die tussen 1 augustus en de 1e dag van het schooljaar 4 jaar worden. Deze leerlingen schrijft u in op de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs volgt op uw school. Vaak is dat de 1e schooldag na de zomervakantie.

Hoe zit het als een andere inschrijfdatum wordt gehanteerd?

Komt de leerling op een andere datum voor het eerst op uw school? Dan schrijft u de leerling in per de datum waarop de leerling voor het eerst onderwijs bij u volgt.
Het is niet mogelijk om een leerling in te schrijven per een datum die in het weekend of in een schoolvakantie valt. U moet de leerling immers inschrijven per de 1e dag dat hij onderwijs bij u volgt.

Hoe moet er gehandeld worden als een leerling van een andere school komt?

Komt de leerling van een andere school? Dan hebt u een uitschrijfbewijs nodig van de vorige school.
Is er geen uitschrijfbewijs of is het uitschrijfbewijs ouder dan 6 maanden? Dan is een recente verklaring van de ouders of verzorgers ook goed. In deze verklaring moet staan dat de leerling in de 6 maanden voor de inschrijfdatum niet op een andere school stond ingeschreven. Het uitschrijfbewijs of de ouderverklaring neemt u op in uw administratie.
U moet binnen 1 week de inschrijfdatum schriftelijk aan de oude school doorgeven. De oude school moet de uitschrijfdatum zo nodig aanpassen zodat deze aansluit op de inschrijfdatum van de nieuwe school.

Moet een aanmelding uitgewisseld worden met BRON?

Een aanmelding wisselt u nog niet uit met BRON. Pas als u de leerling inschrijft, gaat u gegevens uitwisselen. U kunt de persoonsgegevens van de leerling wel alvast controleren. Registreer ze in uw LAS en stuur een identificatieverzoek naar BRON. U krijgt binnen 5 werkdagen een terugkoppeling.
Heeft u een fout gemaakt? Hoe u de inschrijfdatum van een leerling aanpast, verschilt per LAS. Kijk in de handleiding of neem contact op met uw softwareleverancier.

Hoe is de inschrijving bij het (speciaal) basisonderwijs geregeld?

Bij een inschrijving in het regulier (bo) en speciaal basisonderwijs (sbo) wisselt u naast de persoonsgegevens nog andere inschrijvingsgegevens uit. Deze zijn te vinden op https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/inschrijvingsgegevens-basisonderwijs.jsp

Voor inschrijvingsgegevens bij het (voortgezet) speciaal onderwijs gelden ook speciale regels. Zie https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/inschrijvingsgegevens-speciaal-onderwijs.jsp

Voor bijzondere situaties: zie https://duo.nl/zakelijk/primair-onderwijs/leerlingenadministratie/inschrijven-leerling/bijzondere-situaties.jsp

Vrijwel alle scholen hebben privacyreglementen voor het verwerken van gegevens van personeel en leerlingen. In de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zijn de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland vastgelegd. Vanaf 25 mei 2018 wordt deze wet vervangen door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die in heel Europa gaat gelden. Deze nieuwe wetgeving stelt hogere en aanvullende eisen aan privacy.
De belangrijkste (nieuwe) uitgangspunten voor het verantwoord omgaan met persoonsgegevens zijn samengevat in vijf vuistregels: doelbepaling en doelbinding, grondslag, dataminimalisatie, transparantie (recht betrokkene) en data-integriteit.

De nieuwe eisen komen onder andere voor verantwoordelijken op scholen in het kort neer op:
1. U moet exact weten welke bestanden met persoonsgegevens u beheert en in bezit  heeft.
2. U moet weten welke rechten de personen hebben van wie u gegevens in bezit heeft.
3. Wanneer u een product of dienst ontwikkelt, moet er security by design worden  toegepast, oftewel: u moet gelijk nadenken hoe u de beveiliging van gegevens waarborgt en inbouwt.
4. Projecten met hoge risico's op lekken moeten vooraf een inschatting van privacy-  risico's krijgen, een zogenaamde Privacy Impact Analyse (PIA).
5. U mag persoonsgegevens alleen gebruiken voor het doel waar de informatie oorspronkelijk voor verzameld is.
6. Dataminimalisatie (minder gegevensverwerking, zo min mogelijk opslaan)
7. Het aanstellen van een functionaris voor de gegevensverwerking (FG). Deze is onder meer verantwoordelijk voor het naleven van de AVG.
8. Alle betrokkenen (personeel en leerlingen) hebben uitgebreide rechten:
a. Zij mogen gegevens corrigeren als de verzamelde persoonsgegevens onjuist blijken te zijn (artikel 16).
b. Zij hebben het recht om 'vergeten te worden'; op verzoek dient u gegevens zo spoedig mogelijk ('zonder onredelijke vertraging') te wissen (artikel 17).
c. Zij hebben het recht om de eigen gegevens in een gestandaardiseerd formaat te ontvangen. Dan is het eenvoudiger om gegevens door te geven aan een ‘andere leverancier van een vergelijkbare dienst’ (zoals een andere school, het samenwerkingsverband, een zorginstelling), bijvoorbeeld wanneer zij overstappen (artikel 20 dataportabiliteit). Zie ook het onderwijskundig rapport.
d. En uiteraard hebben zij het recht om de eigen gegevens in te zien (artikel 15).
9. Er is ook een Registerplicht (artikel 30). Dat betekent dat u schriftelijk de belangrijkste aspecten van de persoonsgegevens die u verwerkt, moet vastleggen.
10. Een mondelinge toestemming over verwerking moet altijd schriftelijk bevestigd worden.
Er blijft nog steeds een meldplicht bij datalekken, net als in de huidige wetgeving (WBP), maar de drempel wanneer u moet melden wordt lager. U moet elk datalek melden, mits er geen enkel risico is voor de 'vrijheden en rechten van individuen'.

Downloads

• Informatie over de AVG(pdf)
• Wetsvoorstel Pseudonimiseren leerlinggegevens(pdf)
• Modelprotocol social media Verus(pdf)