‘Wij communiceren met elkaar op ons virtuele schoolplein’
Steeds meer scholen gaan over op – besloten – digitale platforms voor hun communicatie met ouders. Het bespaart tijd en vergroot de ouderbetrokken- en verbondenheid. “De mogelijkheden zijn oneindig”, ervaart een schoolleider. Deskundigen wijzen naast de voordelen op de valkuilen. Overhaast je niet bij de invoering ervan. Doe het niet omdat het hip is.”
Over de voordelen van online communicatie is iedereen het vrij snel eens. “Een berichtje via een school-app is sneller en makkelijker en bereikt meer ouders dan het papieren briefje. Dat wil nog weleens kwijtraken of onopgemerkt in de schooltas blijven zitten”, zegt Linda Vonhof, medeoprichter en partner van Social Media Wijs en gastdocent in de leergang Strategische Communicatie & PR van het AVS Centrum Educatief Leiderschap. Zelfs e-mail is al achterhaald, volgens Wouter Groot, directeur van de Casimirschool in Gouda. “Andere vormen van digitale communicatie zijn interactiever. Via briefjes of e-mail is het vooral zenden wat je doet. E-mails verdwijnen in de mailbox en zijn moeilijk terug te vinden. Vroeger trof je elkaar op het schoolplein, maar dat is nu niet meer per definitie de plek waar ouders elkaar dagelijks vinden. Wij hebben met ons online platform Tabulo, dat we zelf samen met twee ouders hebben ontwikkeld, al zes jaar een virtueel schoolplein waar we communiceren met elkaar. Het grote voordeel van dit digitale platform is dat het een vindplaats is voor alles wat over onze school gaat. Je hoeft niet te zoeken naar een mail die ooit verstuurd is. Alles staat bij elkaar.”
Serieus nemen
Steeds meer scholen gaan over op soortgelijke digitale platforms voor hun communicatie met ouders. Via eigentijdse informatiekanalen is het eenvoudig om bestanden, foto’s en video’s te delen. Ouders en leraren kunnen op elkaars berichten reageren of met een like aangeven dat ze iets leuk vinden. Spoedberichten, oudergesprekkenplanners, intekenlijstjes en kalenderitems en soms ook een automatische nieuwsbrief zijn de meest gebruikte tools. Met tijdsbesparing als belangrijk voordeel. Directeur Groot: “Het is een manier om te laten zien dat je ouders serieus neemt. Veel ouders zijn opgegroeid in het digitale tijdperk, dit is de manier om betrokkenheid vorm te geven.”
Regelmatig iets posten vergroot de ouderbetrokkenheid. Ouders kunnen makkelijker participeren, reageren en met suggesties en reacties komen. Schoolleider Arjan Veldsink van de Oranje Nassauschool in Geldermalsen begon een paar jaar geleden met het online communicatieplatform Social Schools: “Je deelt wat plaatsvindt in de klas en op school. Omdat ouders nu meer dan vroeger weten wat er gaande is, levert dat een grotere betrokkenheid op. Als je kind thuiskomt, kun je nu gericht een vraag stellen waardoor het gesprek beter op gang komt.”
Online communicatie is ook strategisch in te zetten door reacties en meningen te peilen en medewerking te vragen. De mogelijkheden zijn oneindig, meent collega Groot: “De verbondenheid die het geeft vind ik mooi. De laagdrempeligheid nodigt uit tot communiceren. We zien ouders berichtjes en foto’s plaatsen, bijvoorbeeld als ze een schooluitstapje begeleiden en daar reageren anderen dan weer op. Het is ook makkelijker om op een hulpvraag vanuit school te reageren. Als men ziet dat andere ouders zich opgeven voor een activiteit werkt dat stimulerend. We zijn ook begonnen met digitale ouderavonden. Daarbij zien we dat de participatiegraad verdubbelt!”
In beperkte mate komt het voor dat ouders niet online zijn of geen smartphone bezitten. Hoe ga je daarmee om? Vonhof van Social Media Wijs: “Heb respect voor ouders die niet digivaardig zijn, je kunt het ze niet verplichten. Cruciale informatie zul je in dat geval op een andere manier moeten aanbieden.” Veldsink: “Ik bied die ouders aan om hen te helpen, maar het gaat om een kleine minderheid die daar gebruik van maakt.”
Overkill voorkomen
Het besloten karakter van online communicatieplatforms – want alleen voor geregistreerde gebruikers zoals ouders – biedt veiligheid. Informatie en berichten zijn alleen zichtbaar voor belanghebbenden en staan niet op een openbare website. Bianca Jansen, schoolleider van de Nieuwe School in Waddinxveen, maakt ook gebruik van Social Schools: “De regels en afspraken rond digitale communicatie zijn min of meer dezelfde als voor offline communicatie. We zien er nadrukkelijk op toe dat alle ouders kennis hebben genomen van de gebruikersafspraken waarin onder meer staat dat we positief communiceren met elkaar en dat foto’s niet gekopieerd of gedeeld mogen worden.”
Afspraken zijn ook nodig om overkill aan berichten te voorkomen. Veldsink van de Oranje Nassauschool: “Nadeel van digitaal communiceren is dat je moet oppassen dat je niet te veel post. Juist omdat het zo makkelijk is. Wij werken met speciale apps en niet met WhatsApp-groepen, omdat mensen hun interesse kunnen verliezen als ze via hun WhatsApp doorlopend geconfronteerd worden met berichtjes.” Een goede keuze vinden deskundigen. Vonhof: “Van direct messages als WhatsApp moet je eigenlijk wegblijven om alle schijn van openheid en transparantie te houden. Zeker als het gaat om een-op-eencontact. WhatsApp is zo direct dat het lastig kan zijn om privé en zakelijk te scheiden. Kies voor een professionelere digitale omgeving.”
Vonhof en John Beumer, ook gastdocent in de leergang Strategische Communicatie & PR van het AVS Centrum Educatief Leiderschap en communicatieadviseur bij Openbaar Onderwijs Zwolle (po, vo en so), adviseren niet over één nacht ijs te gaan bij de implementatie en ouders te raadplegen. “Als je het van te voren niet goed overdenkt maar wel start, loop je het risico dat het als een nachtkaars uitgaat. Je kan bijvoorbeeld beter geen online profiel hebben dan eentje waar drie berichten van twee jaar geleden op staan. Dat straalt niet goed af op de school. Stel jezelf als schoolleider de volgende vragen: Wat verwachten we van een online communicatieplatform? Wat is ons doel, wat is onze boodschap, aan wie is het gericht en wie gaat het doen?”
Persoonlijk gesprek
Niets kan echter het persoonlijke gesprek vervangen, vindt iedereen eensgezind. Schoolleider Veldsink: “Online communiceren is goed voor feitelijke en algemene, positief getinte berichten. Niet voor persoonlijke, kindgerelateerde zaken. Zodra er emotie bij komt of slecht nieuws verteld moet worden, pakken we de telefoon of spreken we ouders na school aan. Dat is een groot nadeel van online communiceren: je ziet de reactie van de ander niet.” Communicatieadviseur Beumer bevestigt dit: “Een verkeerd begrepen boodschap of informatie die uit zijn verband wordt gerukt, het is allemaal zo gebeurd. Regelmatig online contact helpt wel bij het vergroten van het draagvlak en versterkt de band tussen school en ouders. Ouders gaan makkelijker in gesprek met de leraar over hun kind als er een open klimaat heerst op school. Geef je als school een kijkje achter de schermen door regelmatig een foto of bericht te sturen, dan creëer je daarmee een uitnodigende sfeer waarin het voor ouders makkelijker participeren is. Leuke momenten met elkaar delen schept een band. Dan praat je ook makkelijker met elkaar als het niet zo goed gaat.” _
Meer weten?
www.socialschools.nl
www.educipatie.nl
www.avs.nl/cel/communicatie (Leergang Communicatie & PR)
Digitaal leerdossier
Op de Nieuwe School in Waddinxveen hebben ouders toegang tot het digitale leerportaal. De Casimirschool in Gouda opent in de loop van dit schooljaar het ouderportaal, waarmee ouders in een online dossier de vorderingen van hun kind kunnen inzien. Zij gaan dus nog een stap verder in het online contact met ouders en komen hiermee tegemoet aan een duidelijke wens. De meeste ouders, iets minder dan drie kwart, wil namelijk toegang tot het volledige dossier van hun kind (niet alleen droge cijfers) blijkt uit De Staat van de Ouder 2017 (zie ook pagina 14). Schoolleider Jansen van de Nieuwe School: “Als je werkt vanuit de pedagogische driehoek dan helpt het dat ouders en leerlingen toegang hebben tot de digitale leeromgeving waarin alles is gebundeld. Door het hele jaar openheid te verschaffen voorkom je dat ouders zich overvallen voelen, misschien zelfs wel irreële eisen gaan stellen. Je biedt hen hiermee juist de kans hun verantwoordelijkheid te nemen.” De kritiek dat ouders op de stoel van de leraar gaan zitten, deelt Groot van de Casimirschool niet. “Daarmee geef je aan dat je leren als iets exclusiefs van school ziet. Dat is het allang niet meer. Wij zijn specialisten op het gebied van leren. Ouders zijn experts van hun kind en partners in de ontwikkeling van kinderen. Vanuit die rollen neem je elkaar serieus en trek je samen op.”