Het onlangs verschenen onderzoek Uitbesteden of zelf doen? is het derde onderzoek dat ITS deed in opdracht van VOS/ABB naar de ontwikkeling van bovenschools management in het primair onderwijs. Hieruit blijkt onder meer dat het primair onderwijs veel beheerstaken uitbesteedt, maar dat bovenschools managers administratieve taken meer zelf willen doen. Bron Downloaden
Voor het onderzoek werden zowel schooldirecteuren als bovenschools managers bevraagd. Er is gekeken naar de overwegingen en ervaringen bij het uitbesteden van administratieve taken. Bovenschools managers willen meer grip krijgen op de cijfers en niet meer alleen afhankelijk zijn van de informatie die het administratiekantoor hen levert. Door de lumpsumbekostiging worden hogere eisen aan de administratiekantoren gesteld. Er is een tendens zichtbaar, waarbij bovenschools managers overwegen samen te werken, om een schaalgrootte te realiseren waarmee men een deel van de administratie zelf kan doen. Continuïteitsborging en het voorkomen van kwetsbaarheid blijken de belangrijkste redenen om administratieve diensten uit te besteden. Grofweg kan gesteld worden dat door de toegenomen autonomievergroting en verzelfstandiging, het terrein van uitbesteding opnieuw wordt verkaveld. Hierbij worstelt de bovenschools manager met zaken als: efficiency/ kostenreductie versus aantasting van de autonomie van schooldirecteuren, maatwerk of standaard, sturing op fi nanciële kerngetallen of administratieve uitvoering en bovenschools managementbureau om aan te sturen of uit te voeren?
Bij ict en huisvesting wordt tegenwoordig meer uitbesteed dan voorheen, zo blijkt uit het onderzoek. Bij administratieve taken wordt juist vaker overwogen om het zelf te doen. Bovenschools managers hebben veel meer verantwoordelijkheden gekregen dan besturen voorheen hadden onder het formatiebudgetsysteem. Ze willen beleidsadviezen voor de inrichting van de administratie. En voor dienstverlening op het gebied van accountancy, control, second opinion en juridische dienstverlening wordt een ander expertiseniveau gevraagd dan een administratiekantoor nu kan bieden vooral uitvoerend. Het gevraagde aanbod kan worden verkregen door samenwerking/ fusie met consultancy-, accountants- en andere adviesbureaus. Eenvoudige taken zullen verder worden geautomatiseerd: administratiekantoren zullen er op korte termijn voor moeten zorgen dat de personeelssalarisadministratie en de fi nanciële administratie beter op elkaar afgestemd zijn. De expertise die bovenschools managers in huis halen is nodig om het administratiekantoor goed aan te kunnen sturen vraagarticulatie: te leren zelf verantwoordelijkheid te nemen en deze niet naar administratiekantoren af te schuiven.
Zelf doen of uitbesteden van administratie taken levert volgens het onderzoek diverse dilemmas op voor bovenschools managers:
. Heeft het bovenschools managementbureau bij zelf doen voldoende schaalgrootte om continuïteit te garanderen en kwetsbaarheid te voorkomen?
. Kan het bovenschools managementbureau haar deskundigheid op peil houden, zonder te vervallen in overhead en bureaucratie?
. Weegt de gewenste onafhankelijk en greep op de cijfers door het zelf te doen wel op tegen de efficiency, massa en toerusting van externe bureaus? Het is ook wel eens makkelijk om een ander de schuld te kunnen geven als iets niet goed gaat, aldus enkele respondenten.
. Wordt men niet eenkennig als men alles zelf doet en men zich niet meer of onvoldoende kan vergelijken benchmarken met anderen? . Hoe kan voorkomen worden dat een bovenschools managementbureau op den duur uitgroeit tot waterhoofd?
Voor de schoolleider maakt het overigens niet uit of een extern administratiekantoor de taken uitvoert uitbesteding of het bovenschools managementbureau dit doet zelf doen. Hij of zij zal het bovenschools managementbureau op dezelfde manier beoordelen als externe bureaus: Helpen ze mij of ben ik ervan afhankelijk?
Kader Primair 8 – April 2007
Uitbesteden of zelf doen?