Profiteren van een veelheid aan opbrengsten

Projectbureau lumpsum po rondt binnenkort de pilotwerkzaamheden af. Hoe zijn de pilots verlopen, wat zijn de opbrengsten en hoe staan de scholen er in het algemeen voor, als het gaat om invoering van de lumpsumfinanciering? Kader Primair vroeg het aan Loek van der Kroon, pilotcordinator bij het projectbureau.Projectbureau lumpsum po maakt de balans opLoek van der Kroon is meer dan tevreden over de beslissing van de Tweede Kamer om groen licht te geven voor de invoering van lumpsumfinanciering in het primair onderwijs. Alle energie die de afgelopen twee jaar is gestoken in pilotprojecten, overleggen en veldbenaderingen is niet voor niets geweest; ook de Kamer heeft voldoende vertrouwen in het welslagen van deze operatie. Van der Kroon schetst het beeld van de activiteiten die hebben plaatsgevonden. In totaal vierendertig schoolbesturen npitters, meerpitters, door het hele land verspreid en uit alle denominaties waren betrokken bij pilots. Twaalf daarvan werken sinds januari 2004 volledig met lumpsumbekostiging, de overige tweentwintig doen dat deels. Daarnaast heeft een groot aantal projecten plaatsgevonden op diverse lumpsumgerelateerde deelterreinen, met als doel good practices te genereren. Projecten op het gebied van begroten, besturingsmodellen, strategisch beleid, medezeggenschap en dergelijke. Later is daar nog een flink aantal projecten aan toegevoegd, om ook de laatste witte vlekken weg te werken. De opbrengsten van al die pilots en projecten zijn beschikbaar voor het totale veld en zijn te vinden op de website van projectbureau lumpsum po. Daaronder bevinden zich beschrijvingen van financieel beleid, begrotingsmodellen governancemodellen, modellen op het vlak van managementstatuten en medezeggenschap. De kwaliteit ervan is zeer divers, merkt Loek van der Kroon op. Het is de uitkomst van een leerproces waarvan de rest kan profiteren; de pilotbesturen worden geacht vragen uit het veld te beantwoorden. Je moet de opbrengsten zien als handreikingen, als inspiratiebron. Iedere organisatie bepaalt zelf hoe het eigen invoeringstraject eruit ziet. Maar je hoeft niet al het voorwerk zelf opnieuw te doen. Je kunt een keuze maken uit de enorme verscheidenheid aan modellen die zijn ontwikkeld en beproefd.Praktische tipsDe twaalf pilotbesturen die sinds 2004 volledig met lumpsumbekostiging werken de echte voorlopers brengen het er volgens Van der Kroon redelijk goed vanaf. Er hebben zich geen grote problemen voorgedaan. Er is voortdurend contact geweest met deze pilotgroep. Ze zijn ook gevolgd door accountantskantoor Ernst & Young: hoe ziet hun begroting eruit, welke financile gegevens zijn beschikbaar, hoe komen die terug in het jaarverslag? Dat heeft geleid tot enkele rapportages die vol staan met aanbevelingen en praktische tips. Deze zijn ook terug te vinden op de website van het projectbureau. En van de belangrijkste tips is: zorg voor een gedegen administratieve organisatie. Maak helder wie wat doet en waarvoor verantwoordelijk is. Niemand zal zeggen helemaal klaar te zijn voor lumpsum, en dat hoeft ook niet. Het voortgezet onderwijs heeft destijds ook tijd nodig gehad om het volledig ingevoerd te krijgen. Wel moet je er vanaf dag n voor zorgen geen financile misstappen te zetten. Je moet kunnen beschikken over een geprofessionaliseerde financiële administratie, dat is echt heel belangrijk. Projectbureau lumpsum po heeft daarom een checklist administratieve organisatie on line gezet. Hoe sta je er financieel voor, hoe is je liquiditeit en je solvabiliteit? Is er voldoende kennis in huis met betrekking tot lumpsum en het betalingsritme van het ministerie? Dat soort zaken. Een tweede tip die Van der Kroon graag onder de aandacht brengt is tijdig een risico-inventarisatie te houden. Het is van groot belang dat de schoolbesturen een overzicht hebben van welke financile risicos er zijn en vervolgens ook hoe ze daarmee om kunnen gaan. In het verlengde daarvan noemt hij als derde punt de meerjarenplanning. Je moet een beeld hebben van de kosten en de inkomsten op de langere termijn, dus ook van de leerlingenaantallen. Lopen deze aantallen terug, dan zul je daar tijdig op moeten anticiperen. Het lijken open deuren, maar het zijn wel de echte aandachtsvelden.Beleidsrijke invoeringDe succesvolle pilots, de vele good practices en handreikingen waarop teruggevallen kan worden, geven Loek van der Kroon het vertrouwen dat de invoering van de lumpsumfinanciering straks zonder al te grote problemen zal verlopen. Toegegeven, de voorlopers hebben zich natuurlijk niet voor niets aangemeld voor de pilot. Het zegt iets over hun motivatie, ze hadden er echt zin in. Ze vertegenwoordigen bovendien maar een klein deel van het totale scholenbestand. Maar de veldbenadering uitgevoerd door de dragende organisaties (waaronder de AVS), waarbij alle scholen op cruciale punten zijn bevraagd, laat zien dat men er redelijk klaar voor is. Helemaal optimaal is het nog niet, maar er is voldoende basis om te veronderstellen dat men met lumpsum aan de slag kan. Bovendien staan de AVS en de andere dragende organisaties paraat om scholen die onvoldoende zijn voorbereid of die aanloopproblemen ondervinden, extra te ondersteunen. Wel zal het volgens Van der Kroon de besturen nog veel tijd kosten te profiteren van de kansen die geboden worden. De invoering van lumpsum is geen financiële operatie op zich. Het raakt je totale organisatie. De factor verantwoording, en in het verlengde daarvan de good governance discussie, speelt een belangrijke rol. Meer autonomie leidt tot meer keuzevrijheid. Het geld komt straks in euros binnen, het bestuur mag dat zelf gaan verdelen. Je kunt dat doen volgens een bedrag per leerling, vergelijkbaar dus met hoe het altijd al ging, of je kiest voor een meer beleidsrijke invoering. Feitelijk zou je eerst naar je profiel, je ambitie en je doelen moeten kijken, welk personeel hoort daarbij. Daarna komt pas het geld in beeld. Hoewel je geen wonderen mag verwachten, het beschikbare budget blijft immers gelijk, zie ik wel kansen. Door efficint met de middelen om te gaan kun je er meer uithalen dan nu het geval is. Scholen zullen zich steeds duidelijker gaan profileren. Maar niet iedere organisatie is al in staat tot een beleidsrijke invoering. Daar is tijd voor nodig. Wanneer de angst toeslaat, gaat men op de rem trappen.Cruciale rol schoolleiderDe lumpsumbekostiging geeft in eerste instantie beweging op bovenschools niveau, daarna volgt de schoolleider. Hoe staat deze volgens het projectbureau in dit proces? Van der Kroon: Wij zijn ervan overtuigd dat daar uiteindelijk de crux ligt. Is op dat niveau geen draagvlak aanwezig, dan krijg je dit niet van de grond. Je moet die directeur de ruimte geven. Ik zie een bandbreedte die loopt van de onderwijskundige idealist, voor wie het financile gebeuren een randverschijnsel is, tot aan de ondernemende directeur. Binnen die bandbreedte kun je alle kanten op. De n moet constant knokken voor voldoende middelen, de ander werkt met een ondernemersplan en gaat dat veel makkelijker af. Wel vind ik dat je als directeur affiniteit met alle beleidsterreinen moet hebben, dus ook met financin. Je kunt je als directeur dus niet verstoppen voor lumpsum. Heb je die affiniteit niet of ontbeert het je aan kennis, dan zijn er genoeg mogelijkheden om daaraan te werken.Kijk voor meer informatie opwww.lumpsumpo.nlof bel gratis 0800-7272727.Auteur Bert NijveldThema Sturen met geldKader Primair 7 – maart 2006Fase intensieve veldbenaderingTijdens de Intensieve Veldbenadering benaderen de organisaties voor bestuur & management waaronder de AVS sinds voorjaar 2005 in opdracht van het ministerie van OCW alle schoolbesturen of het gemandateerde schoolmanagement met als doel:• Besturen en scholen individueel, via gerichte boodschappen en adviezen, te ondersteunen bij de voorbereidingen op een verantwoorde invoering van lumpsum;• Het in beeld brengen van de vorderingen van besturen en management op weg naar de invoering van lumpsum.1e faseTot de zomervakantie van 2005 vond de 1e fase van de Intensieve Veldbenadering plaats. Hierin stond de kwaliteit van de administratieve organisatie centraal. De besturen werden beoordeeld op vier onderdelen:• Is de personeelsadministratie op orde?• Is de financiële administratie op orde?• Is er een goede systematiek om te werken met kengetallen?• Zijn er goede administratieve procedures?Zomer 2005 werd over de vorderingen gerapporteerd. Via een systeem van kleurcodes (groen, geel en rood) werd in persoonlijke gesprekken op bestuursniveau getoetst of aan de minimumeisen op het gebied van administratieve organisatie werd voldaan. Ruim 33 procent van de besturen scoorde groen (voldoende), ruim 30 procent geel (aantal onderdelen nog onvoldoende) en ruim 36 procent rood (onvoldoende).2e faseMet de landelijke organisaties werd afgesproken dat de rode scholen opnieuw bezocht zouden worden, de gele scholen gemonitoord en dat de groene scholen bevoordeeld zouden worden op het behouden van de groenscore. Dit gebeurde in de 2e fase van de Intensieve Veldbenadering, die uiteindelijk duurde tot begin 2006. In de 2e fase zijn alle besturen opnieuw beoordeeld, waarbij niet alleen is gekeken naar de administratieve organisatie, maar ook naar het inzicht in de omvang van de lumpsumbekostiging en het financile beleid. Concreet zijn de besturen op vijf onderdelen beoordeeld:• Is de administratieve organisatie vóór 1 maart 2006 op orde? (score: 76 procent groen, 22 procent geel en 2 procent rood)• Zijn berekeningen over te verwachten inkomsten en uitgaven onder lumpsum gemaakt? (83 procent groen, 16 procent geel en 1 procent rood)• Is er vóór 1 augustus 2006 beleid geformuleerd over de verdeling van de middelen en is daarover overlegd met de (G)MR? (score meerpitters: 48 procent groen, 9 procent geel en 1 procent rood; score éénpitters: 41 procent groen, 1 procent geel en 0 procent rood)• Zijn de inkomsten (op basis van bekostigingsbeschikkingen van OCW) en de uitgaven vóór 1 augustus 2006 verwerkt in (concept-)begrotingen? (99 procent groen, 0 procent geel en 1 procent rood)• Zijn er goede afspraken gemaakt met het administratiekantoor? (84 procent groen, 10 procent geel en 6 procent rood)Conclusie uit de resultaten van de 1e en 2e fase is dat de individuele benadering in combinatie met het gegeven dat 1 augustus 2006 (ingangsdatum lumpsum) dichtbij komt, heeft geleid tot grote activiteit. Vooral bij die besturen, die nog weinig ondernomen hadden. De besturen hebben grote vorderingen gemaakt, maar er moet nog veel gebeuren. Iedereen beseft dat verdere voorbereiding nodig is en weet op welke onderdelen die voorbereiding gericht moet zijn. Tot de zomervakantie van 2006 heeft men de tijd om deze voorbereidingen af te ronden.3e (en 4e) faseVoorjaar 2006 loopt de 3e fase van de Intensieve Veldbenadering. De aandacht richt zich dan met name op besturen die nog achter lopen in het traject. Deze besturen zullen gericht worden ondersteund. Daarnaast zal bij de groenscorende besturen worden nagegaan of alle voorgenomen werkzaamheden inderdaad worden uitgevoerd. Zonodig volgt nog een 4e fase Intensieve Veldbenadering. Mocht na 1 augustus 2006 een bestuur onverhoopt in de problemen komen, dan biedt deze 4e fase de mogelijkheid om dit bestuur te begeleiden en de problemen op te lossen.