Procedure functioneringsgesprekken

Enkele tips en of valkuilen

Zorg dat de werknemer ongeveer 2/3 deel van het gesprek aan het woord is.

  • Wacht niet met het bespreken van ergernissen of een slechte werkrelatie tot het functioneringsgesprek. Bespreek problemen direct.
  • Maak van een functioneringsgesprek geen beoordelingsgesprek waaraan consequenties voor de werknemer verbonden kunnen zijn.
  • Indien u ook beoordelingsgesprekken voert is het verstandig om de twee gesprekken in tijd uit elkaar te zetten.
  • Prop geen onnodige onderwerpen in een functioneringsgesprek. Houdt het zuiver: bespreek alleen hoe de werknemer zijn taak uitvoert en hoe dat eventueel beter of anders kan.

Bekijk of jaarlijkse functioneringsgesprekken wel zinvol zijn als de taak / de functie van de werknemer statisch is.

Procedure

Rondom het voeren van de functioneringsgesprekken kan de volgende procedure gehanteerd worden:

  • 10 werkdagen voor het gesprek ontvangt de werknemer de vragenlijst met daarin aangeven de gespreksonderwerpen van de leidinggevende.
  • 5 werkdagen voor het gesprek geeft de werknemer zijn / haar specifieke gespreksonderwerpen door aan de leidinggevende.
  • Het gesprek duurt maximaal 90 minuten. Indien meer tijd nodig is wordt een afspraak voor een vervolggesprek gemaakt.
  • Aan het einde van het gesprek worden de belang rijkste punten voor het verslag gezamenlijk samengevat. Het verslag wordt gemaakt door de leidinggevende of de werknemer. Het bespaart u, als leidinggevende veel tijd wanneer de werknemer zelf het verslag maakt. Hiermee voorkomt u ook dat het functioneringsgesprek gebruikt wordt om ‘belastend’ materiaal te verzamelen.
  • Na goedkeuring door beide personen wordt het verslag ondertekend door leidinggevende en werknemer. Het verslag wordt een keer gekopieerd. De werknemer krijgt een exemplaar en een exemplaar wordt opgeslagen in het personeelsdossier.
  • De leidinggevende en / of werknemer ondernemen actie op bijvoorbeeld scholingsvragen.
Let op: Dit artikel is meer dan vijf jaar geleden gepubliceerd en bevat wellicht incorrecte, onvolledige of ongeldige informatie.