Met de invoering van de lumpsumbekostiging is de rol van de administratiekantoren veranderd. Het belang van tijdige en heldere informatie is nog groter geworden. Daarnaast wordt van de kantoren verwacht dat zij in staat zijn besturen en directeuren te adviseren. Dat vergt een omslag. Tijdens de laatste intensieve veldbenadering lumpsum waren kritische geluiden te horen over de administratiekantoren. Kunnen de kantoren hun nieuwe rol waarmaken?

Rol administratiekantoren veranderd door nieuw bekostigingsstelsel
De kritiek, of beter gezegd de ongerustheid, spitst zich toe op twee punten. Allereerst leeft sterk de vraag of de kantoren zich voldoende hebben voorbereid op de nieuwe systematiek. Zijn zij in staat besturen en scholen van goede en tijdige sturingsinformatie te voorzien? Zeker waar het de zogenaamde uitputtingsoverzichten betreft, die een actueel zicht moeten geven op de personele uitgaven (ruim tachtig procent van het totale budget). Een tweede punt van ongerustheid is de tijdige aanlevering van de jaarrekeningen; een onrust die wordt gevoed door de ervaringen daarmee in voorgaande jaren. Zeker nu het een harde eis is dat de jaarrekening, voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring, uiterlijk op 1 juli beschikbaar is. Maar de onrust wordt vooral ingegeven door het toenemende belang van goede managementinformatie. Houden de uitgaven gelijke pas met de inkomsten? Kon je je onder de oude systematiek nog geen zware buil vallen aan het ontbreken van die informatie (als je maar binnen de range van de formatierekeneenheden bleef dan kon er niet zoveel mis gaan), met lumpsum is dat wel anders! Missers en uitglijders kunnen direct grote financiële gevolgen hebben. Onder grotere besturen is dan ook een beweging gaande om zelf een financieel controller aan te stellen en zelfs de hele financiële administratie in eigen hand te nemen. In elk geval zal men duidelijke eisen aan het administratiekantoor stellen en daar ook zakelijker mee om willen gaan.

Meer behoefte aan advisering
Hoe staan de administratiekantoren zelf tegenover de hierboven beschreven geluiden uit het veld? Zijn ze inderdaad weinig voorbereid het lumpsum tijdperk binnengetreden? Volgens Herman de Wild, manager marketing & communicatie bij Dyade (een van de grotere onderwijsadministratiekantoren in Nederland) valt dat reuze mee. “Veel kantoren hebben zoals wij ook klanten in het voortgezet onderwijs en dus ervaring met de systematiek”, stelt hij vast. “Wij waren in elk geval lumpsum-proof, voor ons is dit geen bijzonderheid.” Voor zijn klanten ligt dat anders, merkt hij op. De Wild: “Je ziet veel dynamiek in de markt. Door lumpsum is de behoefte aan advisering rondom de basisdiensten gestegen. Ook stellen klanten andere vragen. Het gaat nu over solvabiliteit, over hoe je te positioneren of om het in kaart brengen van financiële risico´s. Je moet intensiever communiceren.” Hij ziet dat besturen, waar het hun besturingsfilosofie betreft, in een ontwikkelingstraject zitten. “Er is veel vraag naar managementtools; men wil tijdig zicht hebben op eventuele budgetoverschrijdingen. Ook maken zij de afweging: zelf doen of uitbesteden?” Voor de eenpitters is dat anders. De Wild: “Die zijn vaak te klein om zaken in eigen beheer te nemen, die hebben nog meer dan anderen behoefte aan een ontzorgpakket.” De kritiek van een geringe voorbereiding op lumpsum geldt volgens directeur Leo Rondhuis zeker niet voor Onderwijsbureau Twente. “Wij draaiden mee met enkele lumpsumpilots, ons personeel volgde cursussen en wij organiseerden weer cursussen en klankbordgroepen voor schooldirecteuren. Daarnaast hebben wij gewerkt aan het verbeteren van de informatiesystemen. Besturen vinden het belangrijk dat zij dagelijks over de goede informatie beschikken. Het veld neemt geen genoegen meer met één keer per jaar een begroting vaststellen en daarna één keer verantwoorden via de jaarrekening. Schoolbesturen steken meer energie in planning en control. Dat leidt tot een toenemend beroep op kantoren als het onze; niet alleen als het gaat om administratieve dienstverlening, maar ook op het gebied van advisering. Advisering op financieel terrein – het maken van een meerjarenbegroting, het tussentijds checken of een begroting wordt nageleefd, nadenken over liquiditeitsbeheer – maar ook op dat van de personele organisatie. Men ziet in dat je nog zorgvuldiger met personeel om moet gaan.” De zorgen rondom de tijdige aanlevering van de jaarrekening 2006 kan hij zich wel voorstellen. “Dat komt vooral omdat je over dat jaar te maken hebt met zowel het formatierekeneenhedensysteem als met de lumpsumbekostiging, wat het geven van de juiste managementinformatie erg bemoeilijkt. Een negatief element van de invoering is dat die halverwege een jaar is geprojecteerd.”

Kwaliteitsslag
De rondgang langs de administratiekantoren leert dat er weinig twijfels zijn over het eigen kunnen. Zonder uitzondering zegt men aan de veranderende vraag te kunnen voldoen en goed voorbereid te zijn op de omslag die lumpsum vergt van de kantoren. Als er al onzekerheid bestaat dan geldt die vooral voor de scholen zelf, meent directeur Rein Postma van onderwijsdienstverlener Metrium. “Men wil constant gegevens kunnen checken. Ook zijn er klanten die nog steeds sturen op de oude systemen. Men is kritischer op het doen en laten van het administratiekantoor en wil frequenter worden geïnformeerd. De informatiebehoefte van scholen is toegenomen en men stelt betere vragen. In die zin kun je spreken van een kwaliteitsslag die gemaakt wordt.” Steeds meer personeelsleden van Metrium worden gedetacheerd bij schoolbesturen. Postma: “Zij gaan een keer per maand langs om de problemen te bespreken. Uit die één op één contacten proef je welke behoefte men heeft en welke problemen er spelen. Wij vertalen die kennis weer in producten die meer zijn afgestemd op de behoeften van scholen. De uitdaging is om samen met de klant de kwaliteit te verhogen: maand en kwartaalrapportages die goed op orde zijn, zodat een goede planning en control cyclus mogelijk is. Als het Philips lukt, dan moet het de scholen ook lukken!” Bas Groenendijk, directeur van Groenendijk Onderwijsadministratie, bevestigt het beeld van onzekere klanten. “Directeuren en bovenschools managers zijn opgeleid om alles over onderwijs te weten en om leiding te kunnen geven aan scholen. Niet voor het voeren van een financiële huishouding. Soms weten ze het verschil niet tussen een afschrijving of een reservering. En dat maakt nogal wat uit! Het is hun tak van sport niet. Ze hebben moeite de hele toko in de gaten te houden, zeker bij grote besturen speelt dat een belangrijke rol. Er zijn bovenschools managers die het fre-systeem voor scholen in stand houden, omdat ze bang zijn dat de directeuren het nieuwe systeem niet begrijpen.”

Een belangrijke hinderpaal voor het krijgen van een helder overzicht is volgens Groenendijk het feit dat de materiële instandhouding wordt berekend op basis van een kalenderjaar en de salariëring op basis van schooljaar. “Een vreselijke fout van het ministerie”, vindt hij. Bijzondere aandacht moet er volgens Groenendijk zijn voor de financiële stroom rondom rugzakkinderen. “Vaak wordt extra personeel aangenomen voor de begeleiding van die kinderen. Als ze dan weer vertrekken, heeft de school een probleem. Je moet daar met de nodige voorzichtigheid mee om gaan.” Dat brengt hem tot de verzuchting dat lumpsum toch een beetje een schijnvrijheid creëert. “Men pleit voor meer zakelijkheid zonder daarbij de gereedschappen te geven die het mogelijk maken meer zakelijk te handelen. In het bedrijfsleven is het bijvoorbeeld veel eenvoudiger iemand die tijdelijk is aangenomen weer te ontslaan. Daar is het een normale periode om iemand voor vier jaar op projectbasis aan te nemen, waarna je weer afscheid van zo iemand kunt nemen. In het onderwijs zetten besturen nu soms te weinig mensen in omdat ze bang zijn er aan vast te zitten. Een kwalijke zaak. Papieren tijgers als het Vervangingsfonds en het Participatiefonds zouden moeten verdwijnen. Lumpsum zou een goede zaak zijn als de scholen net zoveel vrijheid zouden hebben als het bedrijfsleven.”

 

 

Let op: Dit artikel is meer dan vijf jaar geleden gepubliceerd en bevat wellicht incorrecte, onvolledige of ongeldige informatie.

Gerelateerd nieuws