Leerlingdossier onder de loep

Wat moet er allemaal in het leerlingdossier? Hoe lang moet je het dossier bewaren? Mag je gegevens aan derden verstrekken? Mogen ouders zaken uit het dossier verwijderen? De AVS Helpdesk zet het voor je op een rijtje.

Het leerlingdossier bestaat uit twee componenten, de leerlingadministratie en het leerlingdossier. Hierin wordt de informatie bewaard voor de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling.

Met de leerlingadministratie voldoe je aan de verplichtingen van artikel 6, lid 1 van het bekostigingsbesluit WPO (wet op het primair onderwijs) tot het voeren van een overzichtelijke administratie van de inschrijving, de uitschrijving en het verzuim van de leerling. De administratie bevat persoonsgegevens, die vallen onder de wet Bescherming Persoonsregistratie (WBP) en onder het Besluit gevoelige gegevens. Dit besluit geeft een aantal regels voor het opnemen van informatie over iemands geloof of levensovertuiging, ras en politieke gezindheid.
In de leerlingadministratie komt een aantal van deze gegevens voor. Dit is slechts toegestaan voor zover dit noodzakelijk is. Als voorbeeld: indien er humanistisch vormingsonderwijs en/of catechese op school wordt aangeboden, is het noodzakelijk om over gegevens van godsdienst of levensovertuiging te beschikken.

Gegevens uit de leerlingadministratie mogen slechts met toestemming van de ouder(s) verstrekt worden aan derden. De bewaartermijn van deze gegevens is vastgelegd in het bekostigingsbesluit WPO en is vastgesteld op vijf jaar.

Het leerlingdossier bevat rapporten, uitslagen van toetsresultaten, gegevens uit het leerlingvolgsysteem, verslagen van gesprekken met ouders en afspraken die er over de leerling zijn gemaakt. De verwerking dient alleen voor de organisatie of het geven van onderwijs en de begeleiding van de leerling. Het onderwijs valt onder het Vrijstellingsbesluit, wat onderdeel uitmaakt van de wet Bescherming Persoonsregistratie. Hiermee is geregeld dat er meer dan de persoonsgegevens mogen worden bewaard.
Deze gegevens dienen wel op een deugdelijke wijze bewaard te worden, zodat de kans op `rondslingeren´ uit te sluiten is. Gegevens uit deze administratie mogen slechts na toestemming van de ouders aan derden verstrekt worden.
De bewaartermijn van deze gegevens is vastgesteld op twee jaar, met uitzondering van de situatie waarin de leerling is doorverwezen via de PCL naar een school voor Speciaal Onderwijs. Dan is de bewaartermijn drie jaar conform de bepaling WPO.
Als uitzondering op deze bewaartermijn geldt het bewaren van adresgegevens van (oud)leerlingen. Dit is toegestaan voor reünies.

Ouders hebben recht tot inzage in al deze gegevens. Er moet binnen de termijn van vier weken voldaan worden aan dit verzoek. Ook bestaat er kopierecht, dat wil zeggen dat er tegen een vergoeding (van maximaal 4,50 euro) door de ouders kopieën van de gegevens gemaakt mogen worden. Er bestaat daarnaast nog het recht tot corrigeren van de gegevens en verwijdering van de gegevens. Dit houdt in dat ouders het recht hebben op verbeteren, aanvullen, verwijderen, afschermen of op een andere manier ervoor te zorgen dat onjuiste gegevens niet langer gebruikt worden. Er is alleen een verplichting om dit ook daadwerkelijk te doen als er sprake is van feitelijk onjuiste, onvolledig of niet ter zake doende gegevens of gegevens die in strijd zijn met een voorschrift van de WBP.

Het is zaak om goed te kijken hoe in jouw organisatie de leerlingadministratie is vormgegeven. Als dit conform de wettelijke bepalingen gebeurt, kan je veel problemen voorkomen.

Neem contact op met de AVS Helpdesk
De telefonische helpdesk van de AVS is er voor alle professionele vragen die je in je dagelijkse werk tegenkomt. Je krijgt direct een deskundige medewerker aan de lijn die je vraag beantwoordt of ervoor zorgt dat je binnen één werkdag teruggebeld wordt. Deze adviesdienst is voor leden gratis.

Vermeld altijd je lidmaatschapsnummer als je contact opneemt met de Helpdesk

030-2361010 of stuur een e-mail naar helpdesk@avs.nl

Meer informatie over de AVS Helpdesk en openingstijden

Let op: Dit artikel is meer dan vijf jaar geleden gepubliceerd en bevat wellicht incorrecte, onvolledige of ongeldige informatie.