Leerling-dossier (september 2010)

Waaruit bestaat een leerling-dossier, welke bewaartermijnen gelden en welke rechten hebben de ouders met betrekking tot de inzage?

Tekst Harry van Soest

Een leerling-dossier bestaat feitelijk uit twee delen: een puur administratief en een onderwijskundig gedeelte. In het administratieve gedeelte is de relevante informatie over de leerling opgenomen, zoals naam-, adres- en woonplaatsgegevens, geboortedatum en gegevens over de ouders, maar ook gegevens over verzuim, in- en uitschrijfgegevens en gegevens van de leerling en zijn ouders die nodig zijn voor het berekenen van het formatiebudget. Het tweede gedeelte bevat informatie over de onderwijskundige en algemene begeleiding van de leerling, zoals uitslagen van toetsresultaten en verslagen van gesprekken met ouders. In het algemeen geldt voor leerling-gegevens een bewaartermijn van twee jaar nadat de leerling de school verlaten heeft. Er zijn echter bepalingen in de onderwijswet- en regelgeving die een langere termijn voorschrijven. Zo geldt bijvoorbeeld voor het primair onderwijs dat gegevens over absentie en in- en uitschrijving vijf jaar bewaard moeten blijven nadat de leerling is uitgeschreven (Besluit bekostiging WPO). Ook de adviezen en beslissingen van de Permanente Commissie Leerlingenzorg (PCL) zijn hiervan een voorbeeld. Deze gegevens, over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet een school drie jaar bewaren na het vertrek van de leerling. Adresgegevens van (oud-) leerlingen mogen bewaard blijven. Ouders hebben recht op inzage in het leerling-dossier. Op verzoek kunnen zij een kopie van de documenten krijgen. Persoonlijke aantekeningen van bijvoorbeeld leerkrachten vallen hier niet onder. De school mag niet zonder toestemming van de ouders gegevens aan derden verstrekken. Dat geldt niet voor het verstrekken van het onderwijskundig rapport. Een afschrift aan de ouders verstrekken is voldoende.

Let op: Dit artikel is meer dan vijf jaar geleden gepubliceerd en bevat wellicht incorrecte, onvolledige of ongeldige informatie.