Het werkverdelingsplan vormt het uitgangspunt voor de inzet van de individuele werknemer. Judith Mak is directeur van De Triangel in Houten, onderdeel van scholengroep LEV-WN.
Ze gebruikt het plan om inzichtelijk te maken welke uren waaraan besteed worden. “Toen ik zelf nog leerkracht was, stoorde ik me altijd aan al die dingen die er ‘even bij moesten’. Daarom vind ik het belangrijk voor mijn team dat het transparant is wat we doen, in hoeveel tijd en wanneer. Gezamenlijk hebben we een meerjarig beleidsstuk ontwikkeld voor de werkverdeling, en de daadwerkelijke invulling daarvan gebeurt in het werkverdelingsplan. Collega’s kunnen zo zelf aan de knoppen draaien.”
Met elkaar vaststellen
In het werkverdelingsplan staan naast de schooltijden en margetijd van teamleden ook de verdeling van de groepen en de verhouding tussen lesgebonden en andere taken. Ook is erin vastgelegd welke taken je als teamlid nog meer hebt op school, hoeveel tijd er binnen en buiten het klaslokaal is voor onderwijsondersteunend personeel, de pauzes, wanneer teamleden geacht worden op school te zijn en wanneer de vakanties zijn (van de leerlingen en van het personeel). Schoolleider Mak: “We stellen het werkverdelingsplan met elkaar vast. Dat werkt goed. Inzicht geeft overzicht, zeg ik altijd. Het plan maakt inzichtelijk welke uren voor welke taak staan en wie welke taken heeft in de school. Tegelijkertijd maakt het plan het ook voor mij zichtbaar als mensen iets buiten hun taak doen en ik actie moet ondernemen door bijvoorbeeld extra te betalen.”
Werkdrukmiddelen
Een ander punt dat in het werkverdelingsplan wordt opgenomen, is de besteding van de werkdrukmiddelen. Mak: “Ik heb mijn team aan het roer gezet en gevraagd: wat willen jullie doen met de werkdrukgelden? Ze kozen voor ‘extra handen in de groepen’. Die zijn er nu, in de vorm van onderwijsassistenten en een vakleerkracht gym. Ook die inzet is vastgelegd in het werkverdelingsplan. Evenals de besteding van extra bestuursgeld: dat besteden we aan ‘werkdrukdagen’ om administratieve klussen weg te werken.”
De AVS gaat ervan uit dat onder andere het inzichtelijk maken van de werktijden helpt om de beleving van werkdruk de verminderen. Ook kan het ruimte scheppen: als het team bijvoorbeeld wekelijks twee uur extra werkt of in andere vakanties een dag werkt, ontstaat er tijd om ook een tweede week meivakantie te organiseren.
Rekenmodel
De AVS heeft in samenwerking met een aantal schooldirecteuren een rekenmodel ontwikkeld dat het opstellen van het werkverdelingsplan voor 2020/2021 kan vergemakkelijken. Dit hulpmiddel (een uitgebreide Excelsheet) kan gebruikt worden als een aanvulling op de JaartaakPlanner. Het model bestaat uit verschillende tabbladen: Jaarplanning, Onderwijstijd en Werktijd. De Jaarplanning laat zien hoeveel margetijd er is om de leerlingen vrij te geven en als team aan het werk te gaan. Het Onderwijstijd-tabblad wordt per individuele werknemer ingevuld, inclusief margetijd. Het tabblad Werktijd maakt het aantal les-, werk- en verlofuren inzichtelijk. Daarnaast is er een tabblad met een kalender voor de twee komende schooljaren. Dat helpt scholen ook om te anticiperen op variaties in het aantal lesdagen door de vakantiespreiding, en daarover te communiceren met ouders. “Ik vul dit rekenmodel voorafgaand aan een gesprek met een teamlid in”, vertelt Judith Mak van De Triangel. “Het werkt heel prettig. We zien op het scherm hoe de uren verdeeld zijn: kijk, het jaarschema ziet er zo uit, zoveel studiedagen, onderwijstijd enzovoort, dus dan blijven er x uren over als taakuren. Wat wil je daarin doen? Natuurlijk heb ik als directeur ook invloed op wat erin komt te staan, maar we doen het samen. Daarna printen we het uit, handtekeningen eronder en klaar. Daarmee heb ik ook een document om aan de collega’s uit te leggen wat we doen. Als iemand 10 uur krijgt om bijvoorbeeld het sinterklaasfeest te organiseren, dan kan hij die 10 uur dus niet iets anders doen. Heeft iemand een nieuwe groep? Dan krijgt die een extra uur in de week om zich voor te bereiden. Of zucht iemand omdat hij een avond moet terugkomen op school? Dan leggen we dat naast onze afspraken en blijkt dat die uren gewoon afgesproken en ingepland waren.”
Schaartje
Mak krijgt haar formatie tot nu toe rond. “We hebben goede arbeidsvoorwaarden voor onze mensen vanuit onze scholengroep en ik mag met hen in gesprek gaan over de mogelijkheden. Het is geven en nemen, dat bespreek je ook tijdens het opstellen van het werkverdelingsplan. Het goede contact helpt daarbij.”
Al met al is Mak tevreden met het werkverdelingsplan en ondersteunende rekenmodel van d AVS. “Ik hoor zo vaak van collega-directeuren dat er niet transparant wordt gewerkt. Dat is stress verhogend voor het team. Praat met elkaar en zie zwart op wit waarvoor je betaald wordt. Ik merk aan mijn teamleden dat ze de gesprekken waarderen. Ze vinden het fijn om te zien dat ik bij iedereen met hetzelfde schaartje knip, maar ook kijk naar de individuele behoeftes van elk teamlid.”
Het werkverdelingsplan en de cao
Harry van Soest, cao-onderhandelaar namens de AVS, hoort regelmatig van schooldirecteuren dat ze vrezen dat het maken van het werkverdelingsplan meer werk oplevert. Hij pareert dit: “Veel van wat er in de cao is vastgelegd, moest voorheen ook gebeuren. Zoals het jaarlijks vastleggen van de afspraken over de werkzaamheden, toegespitst op iedere afzonderlijke collega, rekening houdend met privé- en organisatiebelangen. Je moet de gemaakte afspraken nu vastleggen in het werkverdelingsplan en dit ter instemming voorleggen aan de personeelsgeleding van de MR. Dat vraagt een paar extra stapjes.”
Over het algemeen voorziet de nieuwe cao (2019-2020) in de randvoorwaarden voor scholen om aan goed personeelsbeleid te doen, vindt Van Soest. “De teksten zijn vereenvoudigd en de functiebeschrijvingen gemoderniseerd. Schooldirecteuren moeten nu het functiebouwwerk beschrijven. Dat samen biedt meer ruimte voor een arbeidsvoorwaardengesprek, waarin je kunt overleggen en onderhandelen. Het werkverdelingsplan helpt daarbij. Welke taken bedeel je toe aan welke functies? Wat doe je wel en wat niet? Kan het eigenlijk allemaal wel uitgevoerd worden, wat we willen als school? Die vragen komen hiermee op tafel.”
De monitoring van het werkverdelingsplan maakt onderdeel uit van het akkoord over de CAO PO 2019-2020. Dit gebeurt in mei van dit jaar en nogmaals in mei 2021. Als die evaluatie daartoe aanleiding geeft dan kan dit vanaf 2021 leiden tot een aanpassing van Hoofdstuk 2 van de cao.
Meer weten?
www.avs.nl/artikelen/hulp-bij-het-opstellen-van-het-werkverdelingsplan (het rekenmodel inclusief toelichting ‘Het verhaal achter de cijfers’)
www.jaartaakplanner.nl
