Eindverantwoordelijk management – Teken de bewerkersovereenkomst
Het Persoonsgebonden Nummer PGN wordt in 2009 definitief ingevoerd in het primair onderwijs. Dan hoef ik voorlopig nog niets te doen, denkt de gemiddelde schoolleider. Waarom komt procesmanagement dan telkens met allerlei vragen en opdrachten die mij alleen maar een heleboel tijd en energie kosten? Voor meer informatie over het persoonsgebonden nummer kunt u terecht op http://www.pgnpo.nl/en bij de AVS, Bron Meer informatie
Het procesmanagement doet dat zodat schoolleiders en bovenschools managers vooral mee gaan doen met de tussenstappen. Het is bijvoorbeeld van groot belang dat het bevoegd gezag om het einddoel met meer gemak te halen de bewerkersovereenkomst met PGNPO en het deelnameformulier van de school ondertekent. De eerste scholen beginnen vanaf april 2007 met de PGN-scan 2. De scholen krijgen gefaseerd te maken met de scan. Deze scan kan alleen dan plaatsvinden als er een update van het leerlingadministratiepakket is geweest, dat uitwisseling van gegevens mogelijk maakt. Het is erg belangrijk dat voor de wettelijke gegevens die voor de uitwisseling worden gevraagd, een uniforme schrijfwijze wordt gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan voorvoegsels in een naam, de schrijfwijze van een datum en de notatie van adresgegevens. De wettelijke gegevens die voor de uitwisseling worden gebruikt, zijn minimaal alle gegevens die ook nodig zijn voor de bekostiging. Het gaat dus om meer gegevens dan alleen persoonsgegevens! Bij de PGN-scan 2 is er nog geen sprake van een volledige uitwisseling van gegevens, maar het leerlingadministratiepakket heeft al wel de mogelijkheid om alle gegevens die wettelijk worden gevraagd, te exporteren. De PGNPO Helpdesk controleert sommige velden op validiteit en andere op juistheid. Ook is er nog geen sprake van volledige uitwisseling met de IB-Groep. De school krijgt wél onderwijsnummers teruggemeld voor de leerlingen die geen sofi nummer hebben. De uitwisseling van gegevens tussen de school en de PGNPO Helpdesk verloopt via een beveiligde internetverbinding van het niveau risicoklasse 2. Dit is hetzelfde beveiligingsniveau dat banken en andere fi nanciële instellingen gebruiken. Scholen ontvangen, als ze zijn ingepland voor de PGN-scan 2, een beveiligingscertifi – caat van de IB-Groep. Zon beveiligingscertifi caat is eenvoudig te installeren op de computer van de school.
Ook als de uitwisseling met de IB-Groep op gang is gekomen, worden de gegevens via dezelfde beveiligde verbinding verstuurd.
Scholen kunnen pas voor de PGN-scan 2 worden ingedeeld als:
o de nieuwe versie van het leerlingadministratiepakket is geïnstalleerd (verschijnt omstreeks april 2007);
o zoveel mogelijk sofi nummers zijn verzameld en doorgegeven via `Mijn PGNPO´;
o het bevoegd gezag de bewerkersovereenkomst met PGNPO en het deelnameformulier van de school heeft ondertekend. Bewerkersovereenkomsten en deelnameformulieren worden deze maand verstuurd aan het bevoegd gezag.
Laatstgenoemde bewerkersovereenkomst is een noodzakelijke overeenkomst om het procesmanagement wettelijk te kunnen laten werken met de gegevens. De AVS stuurt via de Stichting PGNPO mede het procesmanagement aan en roept alle eindverantwoordelijken op om mee te werken aan dit proces. Het is van groot belang dat scholen meedoen aan de PGN-scan 2. De IB Groep gaat straks de leerling-bestanden op 300 criteria testen. Het is ondenkbaar dat zonder een gedegen voorbereiding met de PGN-scan 2 met succes gegevens kunnen worden uitgewisseld met de IB-Groep.
Kader Primair 7 – Maart 2007
Tekst René van Eijk