De app is het nieuwe briefje van school
Scholen zetten steeds vaker verschillende digitale middelen in om met ouders te communiceren. Een app is laagdrempelig, tijdsbesparend en goedkoper dan een briefje. Websites krijgen een andere functie en de inhoud wordt vaker ververst. “Een app is passend bij de tijd van nu”, zegt Heb Huibers, bestuurder van Stichting CPOB in Tiel. “Mensen kijken tig keer per dag op hun telefoon. Zo kun je ouders snel informeren en ze kunnen er nog op reageren ook. De app is een soort besloten Facebook.” Stichting CPOB is drie jaar geleden gestart met Social Schools, een ‘multichannel communicatieplatform’ dat ervoor zorgt dat berichten op verschillende manieren gepubliceerd worden: via de website, nieuwsbrieven en een app. Inmiddels zijn alle achttien scholen van CPOB aangesloten.
Delen en plannen
De app is ten eerste bedoeld als middel om mededelingen, foto’s of filmpjes snel te kunnen delen met ouders en andere betrokkenen. “Dat je ouders snel en leuk kunt informeren, niet via briefjes, spreekt ons aan. Het scheelt trouwens ook in de kopieerkosten”, zegt Huibers. Daarnaast is het een planningsinstrument. Ouders kunnen zichzelf inplannen voor ouderspreekuren, doordat ze zien welke tijden beschikbaar zijn. Dat bespaart teamleden veel tijd. Ten derde kunnen leerkrachten en intern begeleiders bovenschools groepen vormen. Huibers: “Er ontstaan verschillende communities. Leerkrachten van groep 3, schoolleiders, iedereen die maar wil kan een groep beginnen om expertise uit te wisselen.” De ervaringen zijn positief. “De app wordt massaal gebruikt, vooral door groepsleerkrachten. In het begin wilde ik met alles meelezen, maar die functie heb ik uitgezet. Daar word je gek van.” Het bestuur zelf maakt weinig gebruik van de app, want het is niet vaak nodig rechtstreeks met ouders te communiceren. “We hebben wel een keer een oproep gedaan om te solliciteren naar een functie in de Raad van Toezicht. Binnen een half uur was het bericht tweehonderd keer gelezen. We hebben er bruikbare sollicitaties door gekregen.”
Spelregels
Een voorwaarde voor het gebruik van apps is dat ouders een smartphone hebben. “Dat heeft niet iedereen”, zegt Huibers. “Ook ouders die het Nederlands niet goed machtig zijn, kunnen we zo niet bereiken. Sommige scholen hebben een dekking van 100 procent, maar er zijn er ook met 85 procent. Die moeten de overige 15 procent op een andere manier op maat inlichten. Dat gebeurt naar eigen inzicht, bijvoorbeeld mondeling of op papier.” Daarnaast is het nodig goed de spelregels af te spreken. “Het moet geen discussieplatform worden, het gaat echt om korte reacties. Het is ook belangrijk om af te spreken dat leerkrachten niet altijd binnen een paar minuten reageren op een vraag. En we beantwoorden ook geen vragen over individuele kinderen via de app. Wanneer de app niet goed wordt gebruikt, gaan schoolleiders daarover in gesprek met ouders Desnoods worden ze uit de groep gezet. Dat is de afgelopen jaren twee keer gebeurd.” De app komt niet in de plaats van de nieuwsbrief en de website, maar heeft er wel invloed op. Huibers: “De nieuwsbrief gebruiken we voor langere berichten en we sturen een linkje via de app. De website gaan we meer op nieuwe ouders richten. Die hebben andere informatie nodig.”
Gezamenlijk platform
Op meer plekken in Nederland herzien scholen hun online communicatiemiddelen. Leerplein055, de koepel voor openbare basisscholen in Apeldoorn, heeft samen met internetbureau Max een online communicatieplatform ingericht op basis van WordPress. Voor de doorontwikkeling hiervan is een samenwerking gestart met meerdere schoolbesturen. Madeleine Schouten, die de communicatie verzorgt voor Leerplein055: “We wilden de communicatie optimaliseren met onze eigen ouders én met ouders die op zoek gaan naar een basisschool voor hun kind. De online ontwikkelingen gaan enorm snel en ouders die nu kinderen in de peuter- of kleuterleeftijd hebben, verwachten – en terecht – dat alle relevante informatie voorhanden is op hun mobieltje, tablet of computer. De schoolwebsite is wat ons betreft echt de basis van je online aanwezigheid. We wilden geen commercieel Content Management Systeem meer, je bent dan te zeer afhankelijk van een leverancier en hebt geen grip op de doorontwikkeling van het product. Terwijl je wel vaak een bedrag per leerling per jaar betaalt om de tool te gebruiken. Wij hebben gekozen voor WordPress. Dat is open source en zeer gebruiksvriendelijk.” Een belangrijk voordeel is dat leerkrachten nu zelf berichten, foto’s en video’s kunnen plaatsen op de website. Schouten: “Dat ging vaak via de ict’er, maar dat past niet bij de rol van de moderne ict’er op school.”
Contentmarketing
Inmiddels heeft Leerplein055 de webomgeving ondergebracht in een samenwerkingsverband waaraan ook andere onderwijsbesturen deelnemen. Schouten: “Het idee om anderen bij de ontwikkeling van het communicatieplatform te betrekken, kwam voort uit de gedachte dat je er allemaal beter van wordt als je kennis deelt. De eerste die zich aansloot was Stichting SchOOL in Lelystad. Bij deze stichting leefden dezelfde vragen als bij ons rond gebruikersgemak en verbinding aanbrengen tussen de losse schoolsites, dus zij waren meteen enthousiast. Inmiddels heeft ook Quo Vadis in Deventer zich aangesloten. Die hadden specifieke wensen over contentmarketing. We hebben nu heldere rapportages op basis van Google Analytics toegevoegd, zodat scholen advies kunnen krijgen over het gedrag van bezoekers op de website. Op welke trefwoorden zoeken ouders vaak? Welke pagina’s worden goed bezocht of juist niet? Die informatie helpt scholen heel praktisch om hun tijd effectief in te zetten.” De besturen die deelnemen aan het platform krijgen hun eigen look and feel, maar maken gebruik van dezelfde techniek. Elk bestuur betaalt een vast bedrag per maand waarin ook een bijdrage voor doorontwikkeling zit. Nieuwe ontwikkelingen worden uit de gezamenlijke pot betaald. Scholen hoeven individueel hun budget niet te verhogen, maar gezamenlijk hebben ze wel een groter budget beschikbaar.
Privacy
“Het gebruik van Whatsapp en andere gratis apps groeit in het onderwijs, maar de privacy is bij deze apps niet geborgd”, aldus Schouten. “We ontwikkelen nu een beveiligde omgeving binnen de website waarop ouders via een login specifieke informatie over de groep van hun kind kunnen zien. Foto’s kunnen daarmee definitief achter een wachtwoord worden geplaatst, dat was een wens van veel ouders. Denk ook aan een planningsinstrument, zodat ouders zich kunnen inschrijven voor tienminutengesprekken.”
Een soort Wikipedia
De nieuwe online omgeving is niet alleen voor leerkrachten prettiger werkbaar, het gebruiksgemak voor de ouders is ook toegenomen. “Neem de schoolgids en de nieuwsbrief”, zegt Schouten. “Veel scholen plaatsen nog steeds een schoolgids van dertig of veertig pagina’s als pdf-bestand op de site. Online zoeken in een pdf van veertig bladzijden is niet wat je als ouder wil. Wij hebben een online schoolgids ontwikkeld die werkt als een soort Wikipedia. Bezoekers typen op de site een zoekwoord en vinden direct de relevante artikelen. Een groot voordeel is dat we bovenschools ook content aan de schoolgids kunnen toevoegen of wijzigen. Teksten over Passend onderwijs of bepaalde protocollen zijn voor alle scholen binnen ons bestuur gelijk, die informatie voeren we vanuit het bestuur in en is direct zichtbaar op de sites van de scholen. Een ander belangrijk communicatiemiddel voor ouders is de email nieuwsbrief. Ouders ontvingen eerder een pdf als emailbijlage en die was op je smartphone slecht leesbaar. Vanuit de bestaande inhoud van de website genereren scholen nu eenvoudig een professionele email nieuwsbrief.”