Reply to all, ken je dat? Of cc-mails? En dan ervan uitgaan dat iedereen op de hoogte is, meedenkt en maar meedoet in de e-mail. Dat is één vorm van samenwerken waar ik een vreselijke hekel aan heb. En wat te denken van ‘allemaal regelmatig bij elkaar komen’? Eindeloos vergaderen? Hele dagen besteden aan een directeurenoverleg? Op gezette momenten met de hele projectgroep bij elkaar komen? Vaak denk ik dan: nu even niet.
Afstemmen vind ik fijn, begrijp me niet verkeerd. En ook erg belangrijk. Maar tempo houden en niet verzanden in oeverloze discussies vind ik minstens zo belangrijk. Want is het echt nodig dat iedereen altijd overal zijn zegje over doet? Moet die spreekwoordelijke plas werkelijk over élk onderwerp gedaan worden? Voor mij hoeft dat niet.
Bij al dat vergaderen ga ik er namelijk niet vanuit dat iedereen altijd van alles op de hoogte is, actief meedenkt, meedoet en committed is. Ik denk dat niet iedereen in zo’n vergadering, daar en op dat moment, meteen zegt wat ‘ie vindt of denkt. Ik in ieder geval niet. Wat is er ook mis met af en toe achterover leunen en het speelveld verkennen? Choose your battles kan soms de beste strategie zijn. Niet iedereen kan bovendien even snel schakelen en méteen waardevolle inbreng leveren. Dat kan ik dan weer wel, lekker primair reageren. Té primair soms. Andere keren vind ik het juist lekker om nog eens een nachtje te slapen over een bepaalde vraag en daar later op terug te komen. Maar ja, dat kan dan weer niet. Want de meeting is voorbij, we hebben alles samen besproken én besloten. Daar gaat je kans! Tsja…
Binnen onze stichting hebben we nu een mooie alternatieve werkvorm, waarmee we in ons directieberaad afgelopen schooljaar succesvol hebben geoefend; een carrousel. In plaats van met zijn allen te vergaderen met een (te) volle agenda, rouleren we nu in kleine groepen langs flip-overs en projectleiders. We bespreken alleen díe onderwerpen die op dat moment belangrijk zijn voor onze scholen. Vooraf worden we geïnformeerd met de stukken, zodat je alvast over je input en vragen kunt nadenken. Ter plekke gaan we meer de diepte in, bediscussiëren de relevante onderwerpen en leggen alle meningen vast.
Het scheelt een hoop tijd, voorkomt dat altijd dezelfde mensen het hoogste woord voeren en levert over all meer positieve energie en meer goede ideeën op. Tel uit je winst. Gewoon niet met z’n allen alles willen beslissen, maar de uiteindelijke besluiten aan een projectgroep laten en vertrouwen hebben in je collega’s. Dat is voor mij pas écht goed samenwerken!
