Het zijn vaak niet de leukste momenten dat je een mail krijgt van een ouder, meestal ’s avonds. Je hebt er een lange dag op zitten, en dan komt er nog een mail binnen. En natuurlijk weten we dat het slechts om een paar ouders gaat die vervelend kunnen reageren, maar de impact kan groot zijn, tot aan slapeloze nachten toe. Hoe kun je ouders stoppen om dit soort mails te sturen?
Onderwijskwaliteit niet op orde
Neem een mail zoals deze: “Het leeft veel breder, ik hoor het ook van andere ouders met slimme kinderen die matige rapporten hebben. We worden als ouders zo gedwongen om zelf aan het bijspijkeren te gaan, terwijl dit niet nodig zou hoeven zijn als jullie onderwijskwaliteit op orde zou zijn. Ik vind het jammer dat er zo een half schooljaar wordt verspild. Het is toch ook niet goed voor de naam van de school dat het steeds breder leeft dat de onderwijskwaliteit te wensen over laat? En de onderwijskwaliteit is toch het bestaansrecht van een school?” En mails aan leerkrachten bij wie het op de persoon wordt gespeeld: “Het vertrouwen dat mijn kind in jou had is weer aardig geslonken.”
Het begint bij ons
Het lijkt misschien handig om het medium e-mail te gebruiken om de leerkracht op iets te wijzen. Hij of zij wordt niet ’s morgens, vlak voor de les, bestormd door een ouder. Maar het werkt nogal contraproductief wanneer via de mail of een andere schriftelijke manier allerlei ‘bagger over de schutting’ van de school wordt gegooid. We begrijpen misschien nog de emoties van ouders, maar niet de wijze waarop zij deze emoties uiten. Dat is niet in het belang van de leerkracht en ook niet in het belang van hun eigen kind die dit vaak meekrijgt. Waarom komen ouders niet gewoon praten? Het antwoord is misschien wel irritant eenvoudig: omdat wij deze manier van communiceren hebben toegelaten! Emotie verdient toch fysieke ontmoeting? Zodat je ook elkaars non-verbale communicatie kunt lezen, elkaar kunt bevragen en ziet wat jouw reactie met de ander doet. In het belang van de school en dus ook van het kind is ‘emo-mail’ not done en dat moeten we uitbannen. Zo gaan we toch niet met elkaar om in een waardengedreven gemeenschap wat de school is? Natuurlijk moeten de ouders de verantwoordelijkheid nemen voor hun gedrag, maar ik denk dat wij als schoolleiders en leraren in de eerste plaats aan zet zijn.
Hoe dan?
Drie belangrijke stappen.
- Communiceer aan de voorkant duidelijk hoe er op jullie school over gevoelige zaken wordt gecommuniceerd: op de website, in de schoolgids, in een brief wanneer ouders hun kind aanmelden enzovoort. Zoiets als dit:
Communicatie over belangrijke zaken
Wij beseffen hoe bijzonder het is dat u uw kinderen aan ons toevertrouwt. We doen ons best uw kind optimaal te laten ontwikkelen.
Maar soms hebt u andere verwachtingen dan wij of schatten wij zaken anders in. Dat kan wel eens boosheid of misschien verdriet bij u oproepen. Het gaat immers om uw kind.
Dit vraagt om zorgvuldige en respectvolle communicatie. Emoties communiceren in bijvoorbeeld een mail kan allerlei ongewilde effecten geven voor u, maar ook voor ons. En daar wordt uw kind nooit beter van.
We vinden het daarom belangrijk om over gevoelige zaken samen te praten en niet te schrijven.
We willen u daarom vragen om tijdig een gesprek aan te vragen wanneer u iets dwars zit. Altijd eerst bij de leerkracht en als u er samen niet uitkomt bij de schoolleiding.
Deze tekst mag vrij worden gebruikt of aangepast. Het gaat hier om een regel van ‘sociale hygiëne’.
- Er bovenop zitten
Als schoolleider moet je er bovenop zitten om je leerkrachten te beschermen, ook in het belang van het kind en de ouder zelf. Want emoties op ‘papier’ verzieken al gauw de sfeer en een goede samenwerking tussen school en ouders. En een kind voelt dat vaak feilloos aan. Vliegt een ouder uit de bocht door toch “emo-mail” te sturen, ga dan als schoolleider meteen het gesprek aan: “Weet u nog wat hier de afspraak is?” Op deze manier sta je achter je leerkrachten.
- Lees niet verder dan het eerste forse emo-woord
In mijn blog van juli 2021 schreef ik: Gooi bij de eerste ‘emo-zin’ het bericht meteen weg (niet verder lezen dus!) en zoek meteen mondeling (!) contact met de afzender. Vertel dat je een gesprek wilt en dat je het bericht ook niet verder hebt gelezen om het contact goed te houden. Dus stuur ook geen mail terug waarin je de ouder uitnodigt voor een gesprek, maar zorg dat je elkaars stem hoort om een eerste poging tot herstel van verbinding te creëren.
Respectloos naar ouders? Integendeel: “We hebben zoveel respect voor u dat we u écht willen horen en weten wat u werkelijk bezighoudt.”
Boze mails van ouders? Wíj kunnen het tij keren!
Leergang Ouderbetrokkenheid
Wil jij meer profiteren van de kennis expertise van Peter de Vries? Schrijf je in voor de leergang Ouderbetrokkenheid van AVS Academie. Vorm als school een ijzersterk team met ouders, zodat ieder kind optimaal kan leren in een veilig schoolklimaat. We laten je niet gaan zonder een gedegen plan, waarmee je een goede band en omgang smeedt met ouders.